Deltagere: Bettina, Flemming, Jens, Jesper, Lone, Poul, Helle (ref).
1. Velkommen til de nye bestyrelsesmedlemmer.
Flemming bød Bettina og Jesper velkommen i bestyrelsen.
2. Generalforsamlingen.
Det var dejligt at både erfarne og nyere klubmedlemmer deltog. Referatet godkendt med et par rettelser.
3. Stævner.
Vejlestafetten i Sønderskoven 5.6. Steffan (stævneleder), Martin (banelægger) og Flemming arbejder på en opdatering af konceptet. Formålet er at gøre stafetten mere overskuelig og tilgængelig for nyere løbere. Bestyrelsen fik introduktion til papir med arbejdsgruppens overvejelser. Lone (stævnekontrol) går med i gruppen. Beregningen skal også involveres. Der er indhentet skovtilladelse.
B-løb i Munkebjerg 28.8. Vi har mødt en dejlig velvilje i forhold til skovtilladelser. Steen Frandsen opdaterer kortet. Planlægningen kører.
NatCup Syd 17.3. er ved at være klar, Lone skriver på hjemmesiden.
VM 2020 Budmateriale inkl. tegning af 2 kortudsnit i Vejle er ved at blive udarbejdet. Michael Sørensens oplæg til materialet videresendes til bestyrelsen, evt kommentarer til Flemming.
Påskeløb 2020. Der skal søges skovtilladelser nu. Poul og Flemming mødes med OK Gorm for at aftale etapernes placering.
Planer. 2017: Vejlestafet og B-løb. Planer for efterfølgende år afventer afgørelsen i august vedr. VM.
4. Årsplan.
Et par opgaver skal flyttes til en anden ansvarlig. Flemming tilretter dette.
Divisionsmatch 10.4. ved Esbjerg. Lone skriver på hjemmesiden i samarbejde med Flemming. Senere udsender Lone en mail. Lone, Flemming, Bettina og Jens er arbejdsgruppe, der bl.a. overvejer hjælp til samkørsel, hygge på stævnepladsen, markering ved klubtræning bagefter.
Jens koordinerer fortsat, at klubteltet kommer med til løb, Ulrika sørger for banneret.
Introduktion til o-service laver Lone en af de første træningsaftener i klubhuset.
5. Sæsonopstart.
Jesper sender råskitse til postindsamlingsliste til bestyrelsen, vi melder tilbage med forslag til yderligere indsamlere. Vi skal være obs. på, at startsted til løb fremgår tydeligt på hjemmesiden. Er der for mange steder, vi skal opdatere, så vi skal fjerne kalenderen fra hjemmesiden? –Helle strammer op om opdatering af kalenderen i første omgang.
Slideshow: Jens tænker at køre det ca. 1 måned ad gangen. Ønsker og ideer sendes til Jens.
Helle sørger for velkomstmapper og spørger Lilly, om hun igen vil modtage nye folk.
6. Forårsrengøring.
Vi samler affald lørdag 16.4. kl 9-11 i Nørreskoven. Flemming tilmelder. Bettina, Jens og Flemming står for dagen inkl. annoncering til medlemmerne og rundstykker og kaffe til opstart.
7. Hjælp ved Vejle Fjord Triathlon 22.5.
Snab stiller hjælpere til Vejle Fjord Triathlon ud fra konceptet lille klub hjælper lille klub, samtidig tjener vi til klubkassen. Vi skal hjælpe med løberute i Bredballe og Nørreskoven: opsætning af markering, vejvisning kl 8-16 og nedtagning af afmærkning. Der er brug for ca. 20 hjælpere. Helle koordinerer dette.
8. Indkøb af SI.
Emit vedligeholdes ikke længere i Sydkredsens trailer. Jens har søgt kommunen om støtte til vores indkøb af SI. Touchfree-SI er langt dyrere og det er andre brikker. Koordinering af indkøb af SI kommer på dagsordenen til næste klubledermøde (6. juni hos Snab).
9. Status på vores strategier.
Vi har ”Politik og Vision for Medlemsgrupper”. Vi har ”Talent- og Elitestrategi” og ”Træneruddannelses- og Rekrutteringsstrategi” (er fra 2011, bør drøftes og opdateres).
Vi har også en Kommunikationsstrategi, revideret jan 2014, som ikke ligger på hjemmesiden.
Vi skal have breddestrategien skrevet sammen til et arbejdsredskab. Helle laver et udkast til bestyrelsen, hvor det væsentligste trækkes ud. Det synliggøres i udkastet, hvad fra nuværende breddestrategi-papir, der tænkes udeladt.
10. Klubture og -aftener 2016.
Det var en rigtig god klubaften med Maja Alm, 34 deltog. Det giver lyst til noget lignende næste år i jan/feb.
Kan vi lave klubaften i forbindelse med en træning? –intro til o-service vil være fint efter spisning, varighed ca. ½ time. Andre emner til en træningsaften overvejes.
Ideer til emner til klubaften: banelægning, korttegning, løbetræning/løbeskader el. lign. Bestyrelsen vil på et tidspunkt invitere Flemming til at fortælle om sin karriere som o-løber (som ikke ret mange kender).
Voksentræningsdag planlægges af træningsudvalget den 21.5.
Klubtur til Vestjysk 2-dages 24.-26. juni i Lemvig og Husby, hvor vi benytter den fælles camping.
Klubtur planlægges desuden i forbindelse med JFM 20.-21. august (Torsted og Linå Vesterskov). Bettina prøver at finde et fælles overnatningssted.
11. Skoleprojekt.
Poul orienterede om, at DOF har meldt skoleprojektet ud ”Find vej i Skolen”(se evt. http://do-f.dk/o-patruljen/ ). Det skal være klar til skolestart 2016-17. Der tegnes skolegårdskort og evt. skolenærkort. Materialet omfatter faste orienteringspostskilte og undervisningsmateriale. Klubberne skal tilbyde at hjælpe med at lave baneforløb. KK fra OK Gorm er formand i skoleudvalget i DOF.
Der er 33 skoler i Vejle Kommune, som Gorm og Snab kan deles om at tegne kort over. Konceptet indeholder nogle forventninger til den enkelte skole, som klubben indgår aftale med. Der tilbydes en pakke, som skolen køber.
Snab har 6-7 personer, der kan tegne skolekort. Poul har indtil nu tegnet 3 skolekort. Kortudvalget kan sikre korttegning til projektet. Henrik er tovholder på skoleprojektet. Der er fuld opbakning fra bestyrelsen til, at Poul og Henrik går videre med projektet inkl. ansøgning og samarbejde med kommunen.
12. FindVej-dagen – PR.
Bestyrelsen bevilgede, at FindVej-udvalget kan bruge ca. 1500,- på annonce i forbindelse med FindVej-dagen.
13. MTBO-politik, forberedelse til næste møde.
Lone hører klubber, der har MTBO, hvad de gør, og hvad deres erfaringer er, f.eks. hvordan de organiserer deres træning og det organisatoriske, hvilken betydning MTBO har for klubben og samarbejdet med skovejerne. Lone finder også ud af, hvad DOF gør / hvad er DOFs politik og strategi. Lone laver et oplæg til næste møde.
14. Ansvar for nogle af Henriks opgaver.
Klubhus: Flemming, Jens og Helle bliver klubhusudvalg.
FindVej poster: Flemming hører Henrik, om han er interesseret i at fortsætte + hører, om vi har flere foldere (de plejer at være i velkomstmappen).
Klubtøj: Flemming bliver ansvarlig for aftalen med Trimtex. Flemming hører Lene, om hun gerne vil fortsætte. Evt ny bemanding vil være, at Jens står for salget, og Ulrika står for lejeordningen for ungdomsløbere.
Jens er tovholder på suppleringsindkøb.
15. Status og nyt fra udvalgene.
Formand:
Sydkredsens venner har holdt generalforsamling. Traileren udlejes fortsat. Der købes 75 SI-brikker til traileren. Mogens Nielsen, OK West fortsætter med at stå for traileren.
Per Eg, Kolding OK er valgt ind i kredsudvalget. Kredsudvalget er dermed på 4 personer og mangler stadig folk.
Flemming deltager i DOFs repræsentantskabsmøde 5.3.
Ungdom:
Ordningen med tilskud til ungdomsløbernes startafgifter fortsætter som vanligt. Løbene til kredsungdomspokalen vil fremgå af Sydkredsens hjemmeside.
Drøftelsen af løbstilskud gav anledning til, at bestyrelsen besluttede, at vi i god tid overvejer, om vi vil give tilskud til sommerlejre.
16. Andet: o-service.
Lone opfordrede til, at bestyrelsen logger ind som ikke-administrator, når vi tilmelder os løb (især hvis det er efter, at Lone har godkendt og betalt, da Lone ellers overraskes med en efterregning).
Kun Lone tilmelder andre løbere end egen familie.
Oprettelse af løbere varetages kun af Jens.
Jens rydder op, så kun bestyrelsen har administrator-rettighed.
Jens vedligeholder hvert år, at årets løbsarrangører får løbsarrangør-retttighed i o-service og at gamle rettigheder slettes.
Jens vedligeholder klubdata mm.
17. Evt.
ikke yderligere.
18. Næste møde: tirsdag 26.4. kl 19-ca 22 i klubhuset.