Deltagere: Ditte, Jakob, Helle, Flemming, Poul, Lone, Henrik (brød).
1. Vision 2015 – en kort status på aktiviteter før – den 28.4. - og efter.
Find vej dagen markedsføres i aviser, på vores hjemmeside, facebook, diverse internet- og intranetsider, med plakater og med flyers bl.a. til 3.-5. klasser på godt 15 skoler i Vejle.
Ansvarsområderne på selve dagen er fordelt på projektgruppen.
Den 1., 8. og 15. maj holder klubben begynderinstrution, for de voksne bliver det i VBmuseet, for ungdomsløberne i klublokalet.
Der bliver Find vej-Pas til ungdomsløberne (også de nuværende) med mærkater og præmier, ungdomsudvalget sørger for supplerende præmier.
O-vennerne skal i spil. Opfølgning i forhold til de, der deltager den 28.4. er endnu ikke nærmere aftalt.
Ny intromappe skal være klar til 1.5. Udfyldt registrering afleveres videre til Jakob, der opretter i O-service.
Vi drøftede, hvordan vi bliver mere opmærksomme på nye medlemmer. Velkomst på hjemmesiden er måske for offentligt. Kun administratorer på o-service, kan finde en liste over indmeldte hvert af de senere år. Vi overvejer muligheder.
Flemming og Helle har aftalt, at Helle opdaterer kalender og Flemming supplerer. Flemming udsender mail med mødested, når vi ikke er i Nørreskoven. Helle lægger mødested på hjemmesiden.
Tirsdag den 29. maj giver Lone introduktion til o-service.
2. Stævner.
a. Vejlestafet. Vi betaler afgift til DOF for alle, der deltager i C-løbet, 29 kr. for voksne og 18 kr. for børn. Jakob sikrer en passende pris for alle åbne baner.
b. B-løb Tirsbæk. Banekontrol og stævnekontrol fra Gorm. Horsens holder igen løb samme dag, i år ved Sukkertoppen, Henrik prøver, om vores løb kan flyttes til 30.9. eller evt. lørdag 8.9.
c. Hvilke løb tilbyder vi i 2013. Vi vil gerne lave B-løb efterår ’13 i Sønderskoven. Hvis vi fortsætter med stafet næste år, prøver vi at låne en mindre skov til det. Højen er også en mulighed, hvis kommunen tillader, vi løber der i juni.
3. Udvidet kort snak, hvad vil vi gerne fremadrettet?
Sønderskoven skal nytegnes. Vi har længe snakket om at tegne et sprintkort, og vi har en del skolekort, der trænger til en opdatering.
Poul arrangerer en klubaften om korttegning med ekstern underviser, i maj måned.
Det er med de nye metoder mest relevant, at de samme personer rekognoscerer og rentegner.
Poul har fået gammelt kortudvalgsmateriale, forhåbentlig får vi et egnet depot på Vejle Atletik Stadion indenfor overskuelig tid, hvor det kan stå.
Poul fremlagde forslag til procedure for ansøgning om tilladelser i private skove samt papir til ansøgning om skovtilladelse. Poul arbejder videre ud fra bestyrelsens forslag.
DM i Munkebjerg kommer på dagsorden fra starten af næste møde og Kaj inviteres.
4. Klubhus.
a. Status: 10.4. holdtes møde mellem Vejle Kommune (Ove Nielsen, teamleder og Kurt Smidt, Idræts- og fritidschef), SNAB og VIF. Det aftaltes, at der skal laves en overordnet plan for Vejle Atletik Stadion både indendørs og udendørs. Næste møde holdes 26.4. Kommunen vil afklare, hvad det koster at få et brik-låsesystem, og om der kan skiftes til det snarest. VIF har fået godkendelse til at bygge ca. 150 m2 styrketræningscenter på græsset foran Atletik Stadion.
b. Rengøring: VIF klarer frem til uge 18, derefter skal SNAB sørge for det. Det kommer ikke til at gå på skift mellem medlemmerne. Søren vil godt hjælpe os.
5. Nyt fra udvalgene.
a. Ungdom – planlægger at tage på overlevelsestur i juni.
b. Økonomi – 21 har meldt sig ud i forbindelse med kontingentbetaling. Der mangler stadig betaling fra nogle medlemmer. Jakob har brugt meget tid på at rykke for betalinger.
Hvis vi får opgaven med uddeling af kirkeblade, bliver det en fælles klubopgave, og vi skal så have fundet en koordinator.
c. Kort – var pkt. 3
d. Træning – Træningsudvalget Flemming, Kaj og Henning) holder møde onsdag 18.4. Planer om klubturs-træningsweekend i efteråret. Vi venter lidt med at fastlægge klubmesterskabet, da der er flere muligheder i spil.
e. Arrangementsudvalg – arbejder på klubaften i maj om sommerferieløb, Ditte og Poul koordinerer inden annoncering.
Ditte annoncerer Vestjysk 2-dages og arbejder på klubtur 18.-19. august.
På næste møde drøfter vi, om vi kan tilbyde, at ungdomsløbere kan deltage i klubtur, uden de har en forælder med.
f. Kommunikation – pressestrategi efter VAFs Ungsport er stoppet, nåede vi ikke.
6. Vision 2015, hvordan får vi gang i de udpegede fokusområder.
Vi er begyndt på kortområdet i dag. O-ven er i gang.
Punktet kommer højt på dagsordenen næste møde, så vi har tid til en grundig drøftelse.
Henrik rundsender materialet fra klubometer-målingen til bestyrelsen / Poul og Flemming.
7. Evt.
I forbindelse med begynderinstruktion og vores rekrutteringsindsats har trænerne behov for flere tommelfingerkompasser som nye medlemmer kan låne til tirsdagstræningen. Det er vigtigt, at lånerens navn registreres ved hvert udlån. Lone efterlyser de 2 vi pt. savner. Vi afklarer, hvor mange flere kompasser, der er behov for (Helle).
Enighed om, at vi har behov for et nyt og større klubtelt, vi ønsker et 4-sektioners tunneltelt. Jakob afklarer mulighed for at søge tilskud.
Næste møde onsdag den 23.5. Punkter til dagsorden:
DM 2014 (+Kaj). Vision 2015 – fokusområder. Fastlægge hvordan O-venskoordinator, materialeansvarlig m.fl. skal knyttes til bestyrelsen. I hvilken udstrækning vil vi fortsætte med pokaler og erindringsglas til klubmestre, og hvem står for det. Elitestrategi (inden vi skal arbejde med det i EliteVejle-regi 1.-2. juni).