Mandag den 6. oktober kl. 19:00-21:30 på Atletikstadion
Tilstede: Lene Edvardsen, Henrik Simmelkjær, Lars Pagh, Helene Nissen, Louise Gjørup, Dorthe Rosenvinge, Flemming Jørgensen, Jesper Fenger-Grøn
1. Konklusioner fra medlemsundersøgelsen efter klubaftenen
Flemming sender powerpoint til Louise, som lægger kommentarer ind fra mødet efter hvert emne, og uploader på hjemmeside under referat
- Nye ting til bestyrelsen fra mødet
- Meld datoer for klubarrangementer ud i god tid
- Specialiserede emner betyder måske færre deltagere, men godt alligevel
- Træningsfællesskab for voksne over vinteren-> kunne arbejde videre på det, der allerede er forsøgt. Jan-marts som et alternativ til natløb
- Katalog over opgaver, der skal løses over en sæson
- Opvaskehold (ide fra Niels og Knud)
- Løbere over 65år: skabe et fællesskab/klubaktivitet om formiddagen for at fastholde ældre løbere i klubben. F.eks hvor der også kunne arbejdes med opgaver som materiel-vedligeholdelse/depoter/løbetræning formiddag
- Rabat til studerende. Kan vi støtte med transportudgifter i højere grad til studerende/SU-aldersgruppe – ikke kun elite, for at de hjælper til div.match. Bemærk: transport skal dække til div.match/DM-hold!
2. Stævner
- JFM Sprint 2026. Kate er stævneleder, Eva og Quentin er banelægger , Jens er beregning. Det bliver et World Ranking event, WRE. Flemming snakker med Linda om tilladelser mv.. Det er planlagt til dagen efter DM Mellem. Vi søger penge til korttegning
- DM-weekend 2027. Søgt kommunen til korttegning. Poul har fået et par centrale tilladelser i hus. Stævneleder er Dorthe og Helene Nissen.
- KUM 2026: OK Snab laver baner og afvikler løbet lørdag, dvs stævneplads.. (langdistance). Der skal findes personer til et banelægning, Lars byder ind som den ene. Lars får styr på detaljerne, der skal nok være 10-12 snab´ere på dagen
- Andre stævner 2026? Enighed om at vi ikke skal lave flere stævner i 2026 end det allerede planlagte. Flemming henvender sig hvis der skal tages stilling påny
- SkoleOL. Næste møde
- Rekrutterings-arrangement. Tages op på et senere møde
3. Kort status fra udvalg
Træning
Onsdagstræningerne går på hæld. Vintertræningerne er under planlægning, og ellers planlægges nu klubtur sammen med arrangementsudvalg
Talent/Elite
Elitevejle spørger efter handleplan med kort frist, som skal bruges til samarbejdsaftale med TeamDanmark. Lene er på sagen, og vil udarbejde og sende den hurtigst muligt
Kommunikation
Der arbejdes på at finde flere skribenter til næste år, hvor nyheder m.v deles op i kategorier, og man hver er ansvarlig for sin kategori (eks div.matcher o JFM, elite). Flere er spurgt, og vi afventer tilbagemelding. Målet er at alle skribenter selv skriver på hjemmeside og FB, og evt instagram
Instagram/FB: der arbejdes fortsat på at koble tingene sammen.
Arrangement
Der arbejdes med klubturen til Sverige.
Der er også et nyhedsbrev under udarbejdelse med flere forskellige arrangementer: Løberen, Klubfest, Julefidus-arrangører efterlyses, fælles overnatning til NJ 2-dages, datoer for klubaftner (onsdage efter træning, jan-marts, kl 19.), dato for generalforsamling,
Kort
Der afholdes Kortudvalgsmøde d.29.okt. Der er kommet ønsker fra træningsudvalg. Formanden deltager i mødet, og måske DM-weekend stævnelederbesøg
Ungdom
God sæson med mange aktive ungdomsløbere, årets skovpasbelønning er kompas-føderaler. 5 nye ungdomsløbere er startet i TVO denne sæson. Vintersæsonen forløber efter samme skabelon som tidligere år. Dvs natløbsprogram (OK Gorm/OK Snab) og efter jul er der vintertræning i Novaskolen, hvor store og små deles på hhv med løb udenfor og leg i hallen. Det har været skønt med gode og stabile trænere på ungdomsholdene hele året.
Økonomi/materiel
Materiel: over vinteren vil Anders prøve at få overblik over hvad der er rundt omkring, og lave tydelig opmærkning af hvor tingene skal stå, eks det der bruges iforb.med træningsløb.
Økonomien er sund og det ser fornuftigt ud ift budgettet.
Formand
Strategidokumenter fra DOF: alle skal læse det, og vi aftaler over mail hvordan vi forholder os som klub. Hvis nogen har lyst til at stå for tilbagemelding, så meld tilbage til Flemming. Hvis noget skal meldes tilbage, gør Flemming gerne det. Frist for tilbagemelding er 27.okt 2025.
4. Status på klubhus efter møde med kommunen/de andre klubber
Der har været afholdt møde mellem de 3 klubber og kommunen, for at komme i mål med en god aftale. Der har været en god dialog og nu er der sendt referat samt gamle dokumenter til kommunen, som nu skal give en tilbagemelding. Aftalen skal nedskrives og være tilgængelig for alle.
- Vaskemaskine: der overvejes om den gamle skal repareres eller om der skal indkøbes ny, hvor OK Snab og Razorback skal skyde lidt økonomi i.
- Adgangsbrikker til Atletikstadion: der er mange brikker i omløb. Man mener også at der er mange som ikke er medlem af nogle af klubberne, der har en brik. Der arbejdes fra kommunens side på en løsning, så adgang begrænses til at være de relevante klubbers medlemmer.
5. Status for ansøgninger til puljer
- Middelfart sparekasse er søgt: Fællesskabspulje – uspecificeret.
- Folkeoplysningsudvalgets udviklingspuljer: er søgt til DM-weekend 2027
- Go4O: Lars følger op..er Jens mon i gang.
6. Bestyrelsen 2026
Status på ønsker om valg og genvalg til bestyrelsen drøftet
7. Eventuelt:
Problem vedr. ejerskab af de filer, der ligger på Snabs Google-drev v. Dorthe (indsendt efter bestyrelsesmødet)
På Snab-drevet samler vi alle Snab's filer. Drevet er delt med mange personer, fx bestyrelsesmedlemmer, som tilgår drevet via 'delt-med-mig' mappen på deres eget drev. Dette er smart, da adgangen til drevet og forskellige mapper på drevet kan styres af Snab og differentieres blandt medlemmerne. Samtidig undgås fejl, hvor brugere kommer til at forveksle Snab drevet med deres eget drev og lægge filer de forkerte steder. Drevet administreres af kommunikationsudvalget og kun formanden herfor tilgår drevet direkte med kode.
Med denne fremgangsmåde opstår der dog et par problemer vedr. ejerskab af de filer, der ligger på Snab-drevet. Når folk uploader filer til Snab's google-drev via deres 'delt-med-mig' adgang, så ejes filen stadig af den oprindelige ejer. Det giver to problemer:
1) Filerne tæller med i ejerens personlige google lagerplads i stedet for Snab's. Dette er uhensigtsmæssigt for brugere, som uploader store filer til Snab drevet og derfor hurtigt løber tør for lagerplads på deres private konto.
2) Hvis filejerens adgang til Snab-drevet på et tidspunkt fjernes, så forsvinder filerne ikke umiddelbart fra Snab-drevet, men det gør de i det øjeblik vedkommende vælger at slette dem fra sit eget drev.
Løsning: Store filer bør sendes til kommunikationsformanden, som kan uploade dem via den rigtige adgang til Snab-drevet. På den måde bliver Snab ejer af filen. På samme måde bør kommunikationsformanden, før en brugers adgang til drevet lukkes (fx ved udskiftning i bestyrelsen), downloade alle filer fra vedkommendes mapper på Snab-drevet og uploade dem igen via den rigtige adgang.
8. Dato for GF og næste møde
- Dato for næste bestyrelsesmøde: mandag d. 1.dec
- Dato for Generalforsamling: Onsdag d.4.feb 2026
- Kontigent for studerende