Mandag den 18. august kl. 17:00-21:30 på Atletikstadion
Fremmødte: Lene Edvardsen, Dorthe Rosenvinge, Flemming Jørgensen, Jesper Fenger-Grøn, Henrik Simmelkjær, Louise Gjørup
Afbud: Helene Nissen, Lars Pagh
1. Behandling af medlemsundersøgelsen. Hvad kan vi uddrage af den, og hvordan bruger vi det i den videre proces?
Dorthe præsenterede resultaterne og ledte diskussionen.
Medlemsundersøgelsen blev gennemgået med god og spændende diskussion undervejs. Overordnet har undersøgelsen haft en god besvarelsesprocent, og givet gode resultater og input. Til klubaftenen sætter Henrik rammen og styrer processen. Flemming fremlægger bestyrelsens synspunkter og konklusioner. Medlemsundersøgelsen deles lidt op i emner, og der indbydes til dialog med klubbens medlemmer undervejs.
2. Stævner
- JFM Sprint 2026. Terræn: Vestbyen (WOC). Stævneleder er Kate Nielsen. Der mangler at findes en korttegner og ansvarlig for løbstilladelser. Det vil være en god ide at sparre med Linda Fenger-Grøn. Banelægger skal findes.
- DM-weekend 2027. Stævneleder: Dorthe og Helene. Tilladelser: Poul Christensen, Korttegning: Eksternt-der søges støtte til dette.
- Skole-OL og FindVej.
- Skole-OL: Malene står gerne for et år mere. Kan muligvis ikke være tilstede på dagen.
- FindVej 2026: omformuleres fremadrettet til ”rekrutteringsarrangement”. Det er usikkert om DOF tager initiativ til Findvej-dag næste år. Vi vil senere tage stilling til hvordan og om vi vil holde det.
- KUM 2026. Morten Mølgaard (OO) har taget initiativ til overdragelsesmøde med dette års og sidste års KUM-værter. Flemming deltager, men det kunne være godt med én mere – evt en ungdomstræner? Flemming vil spørge Lars Pagh
World Cup? DOF vil desværre ikke stille med en underskudsgaranti. Vi overvejer situationen, men uden DOF’s opbakning vil det være svært at rejse et projekt.
3. Status fra udvalg
- Træning – næste møde
- Talent/Elite. Besked fra landstræneren om afregning af selvbetalte udgifter først kan klares i november pga barsel. Får at det fortsat skal være muligt at lave OK Snabs regnskab for 2025, vil Lene forsøge at estimere de forventede udgifter/indtægter med relation til eliteløbernes klubstøtte og egenbetaling
- Kommunikation. Der arbejdes på at dele ”skrive-opgaven” op på flere personer med hvert deres ”ansvarsområde”. Der arbejdes også fortsat med at koble Instagramkontoen sammen med Facebooksiden, så der ikke skal laves dobbeltopslag.
- Arrangement. Klubturs-indbydelse er næsten klar – temmelig mange har forhåndstilmeldt. Søren og Kate vil gerne stå for dette års klubfest også. Bestyrelsen bakker om klubfest, hvor hele klubben kan deltage
- Kort – næste møde
- Ungdom – næste møde
- Økonomi/materiel – næste møde
- Formand – næste møde
4. Gennemgang af vores aftaler på atletikstadion – kommende brugermøde.
Kommunen har uden at høre klubberne på stadion ændret arbejdsgange for hvordan andre foreninger kan booke lokalerne på atletikstadion, og samtidig kan eksisterende bookinger også overskrives af stævnearrangementer uden forudgående dialog klubberne imellem.
Flemming gennemgik historikken for den hidtidige aftale:
Ca 2010 har OK Snab boet/købt sig ind i lokalerne sammen med VIF. Kommunen tildelte OK snab disse lokaler sammen med VIF og de to klubber har sammen investeret i inventar, møblering, køkken osv. Kommunen har dækket nogle af udgifterne, især ved ombygninger. Kommunen sad for bordenden, og der blev etableret brugergruppemøder én gang om året. Efter nogle år ville kommunen gerne have at Razorbacks fik adgang til atletikstadion – de købte sig ind hos VIF og Snab for en mindre sum. Booking har været en aftale om nogle faste dage/aftner pr. klub og derudover ”først til mølle” mellem klubberne.
Udefrakommende kunne få lov til at låne lokalerne, men først efter aftale med de 3 klubber.
Nu har kommunen fået ny kontakt, og alle foreninger mv selv kan booke og der er ikke faste bookinger for hver klub. Ændringerne harmonerer ikke med ovenstående aftale-punkter og historikken. Dorthe arbejder på at få et møde i stand med kommunen, så vi kan få talt om vores forskellige behov og finde en konsensus med kommunen. OK Snab ønsker at forny aftalen om at de 3 klubber skal kontaktes ved bookinger udefra.
5. Ansøgninger til puljer. – næste møde
6. Dato for næste møde. D.6.okt kl 1900-2130