Tirsdag den 18. marts kl. 19:00-21:30 på Atletikstadion
Fremmødte: Flemming Jørgensen, Helene Nissen, Lene Edvardsen, Lars Pagh, Jesper Fenger-Grøn, Dorthe Rosenvinge, Louise Gjørup
Afbud fra Henrik Simmelkjær
1. Opfølgning på Generalforsamling
Vi vil gerne have flere klubmedlemmer til at deltage i Generalforsamlingen. Næste år kan vi forsøge at motivere forældrene til ungdomsløberne ved mundtligt opfordring i forbindelse med Vintertræning for ungdom. Beretningen fylder meget til Generalforsamlingen - kunne den afkortes ved at det kun er formanden, der fremlægger beretningen? Man kunne også prøve med et oplæg først, og så en kortere beretning.
I forlængelse af ovenstående fulgte en debat omkring den generelle afvikling af bestyrelsesmøderne gennem året. Ønsket er at vi bliver bedre til at have disciplin til møderne. Der er sjældent tid nok til at gennemgå og prioritere klubbens økonomi. Klubben har udviklet sig fra at ikke bruge mange penge eller have store indtægtskilder, til nu at have store arrangementer og store udgifter til eliteløbere mv. Der skal prioriteres et møde til budget i januar ultimo hvert år så regnskab for foregående år er færdig.
Man bør også overveje at gøre mere brug af skriftlige oplæg forud for møder, hvor bestyrelsen skal tage stilling til forskellige problematikker, for at sikre forståelse og en mere smidig beslutningsproces
2. Stævner
- Divisionsmatch 30/3 2025: Kate er stævneleder, og der er styr på det. Der er ikke så mange tilmeldte endnu. Det er kommet lidt nye funktionsledere på, så det er supergodt.
- JFM Sprint 2026: udskydes til næste møde
- MTBO-DM langdistance i 2026: KOK vil gerne låne Hastrup. Flemming snakker med kortudvalget, og har sagt at Snab gerne stille med nogle hjælpere i stil med tidligere år
- DM-weekend 2027 og andre større stævner i fremtiden: Arbejdet med DM 2027 skal snart igang. Der arbejdes også i om der måske skal afvikles Worldcup i DK i enten 2028-29-30 et sted i Jylland
- Skole-OL og FindVej: SkoleOL kører – Det giver ikke noget økonomisk overskud til klubben, men er en vigtig indsats i synliggøre orienteringsløb for en masse børn og unge.
- Findvej er aflyst fra DOF´s side, men Henrik Thomsen vil gerne gennemføre alligevel efter samme koncept.
- Evaluering af NatCup syd. Der var få deltagere, men til gengæld et meget nemt arrangement at stå med. Søndermarkshallen var en super god lokalitet som stævnecenter
3.Status fra udvalg
Arrangement.
Vi har lige været på klubtur til NJ 2-dages. Turen ender med et underskud på ca 4500kr. Der var budgetteret med 5000kr underskud. Vi ansøger om lokaletilskud ved kommunen når strømregningen kommer
Dorthe har sagt ja til at stå for et o-løbs arrangement til et spejderleder-kursus i Grejsdalen.
Forslag til Klubaftner:
- Der kom mange gode forslag til GF, eks MTBO + mulighed for at prøve MTBO
- Klubaften om Wild West – der kunne tages initiativ til dette.
- Sommerferiesnak efter onsdags-træning
I samarbejde med træningsudvalget, er der taget initiativ til en klubtur til efteråret til udlandet
Kort: afbud fra Henrik, derfor intet nyt
Ungdom:
I denne sæson vil ungdomstrænerne på skift lave mini-begynder og let-banerne i alle andre skove end Nørreskoven, som så sendes til ”rigtig banelægger”.
Der vil igen i år være skovpas til børnenem og i den forbindelse efterlyser Lars viden om hvilke stævner der tæller til Sydkredsens kredsmesterskabet? Ift kredsmesterskabet har vi ikke fået andet info end at det kun er klassen der tæller, og ikke banen.
Der indstilles 5 løbere til TVO.
Landsstævne 2025: OK Snab er blevet kontaktet af Line, som er ansvarlig for at lave børneaktiviteter i Byparken. Vi vil spørge rundt i klubben, om nogen har lyst og tid til at stå med en lille aktivitet. Man kan evt bruge Malene´s Findvej-baner i midtbyen
Træning:
Der er styr på træningsplan. Henning har revideret banelægger-beskrivelse, så den nu passer med den gældende arbejdsgang.
KOK vil gerne afvikle sprint-KM d.14.maj 2025. Det vil koste lidt for klubben – forventet udgift til startafgifter er ca 1500kr.
Der introduceres i år en Tovholder-funktion, som går på skift i træningsudvalget. Tovholderen er den, der ligger sidste hånd på banerne, og sikrer at postindsamlere dukker op, etc…
Der vil bliver afholdt vokseninstruktion efter de fleste træninger i Nørreskoven for at skabe lidt voksenmiljø i klubben.
Talent/Elite
TVO får igen tilskud fra Elitevejle. Der er afholdt møde med kommunen om samarbejde osv. De er tilfredse med samarbejdet.
EliteVejle arbejder på at starte et nyt tilbud til senior eliteatleter på tværs af de forskellige idrætsgrene med Jesper Nøddesbo som coach – Elite Performance Group. Det endelige setup er endnu ikke helt på plads.
Der er møde med DOF i næste uge sammen med OK Gorm omkring TVO. Josephine Lind (OK Gorm) er ansat i Elitevejle og VB som sportscoach.
TCsyd kører igen – det er super godt
Kommunikation.
Sæsonstart er ved at blive annonceret på diverse platforme eller intet nyt
Økonomi/materiel
Der er gang i kontigent-indkrævningerne. Det har som altid kostet lidt medlemmer (ca 22stk) til gengæld har vi også fået udvidet nogle medlemsskaber til hele familier.
Formand
Har OK Snab en Bestyrelsesansvarsforsikring? Og hæfter vi som bestyrelsesmedlemmer for klubbens økonomi? Helene undersøger
DOF tilbyder fremadrettet voksentræningskurser. Det koster 4000kr, og som klub, skal man selv stille med forplejning, stå for post-ud og ind, samt lokale osv. Det er for dyrt til at være relevant.
OK Gorm afholdte Sydkredsens teknikkursus med kun få deltagere. Der er dog stadig opbakning fra alle klubber om at arrangere det selv i Sydkredsen. Det vides ikke hvordan koordineringen af dette skal ske.
4. Status på strategi-opgaver.
- Medlemsundersøgelse: Spørgeskemaet er næsten færdigt. For at komme helt i mål, er det nødvendigt at mødes fysisk og komme i mål med de sidste dele. Dorthe/Flemming/Henrik vil se på det sammen og Dorthe kalder sammen.
- Permanent ansvarlig for rekruttering/fastholdelse: Det vil være godt at have en person, som er forankret i bestyrelsen med et bestyrelsesmedlem som kontaktperson. Det besluttes at forankre det i Kommunikation. Referat fra møde om rekruttering og fastholdelse lægges på OK Snab´s drevet og er også tilgængelig på hjemmesiden under Referater
- Fuldtallige udvalg m.m.: Det er op til hvert bestyrelsesfunktion selv at komme med forslag. Tænk bredt og overvej om det skal koordineres ift andre funktioner i klubben.
5. Ansøgninger til puljer. Udsættes til næste møde
6. Retningslinjer for udtagelse til stafetter (Lene og Jesper). Udsættes til næste møde
7. Dato for næste møde. 26.maj 2025 kl 19.00, evt 19.maj 2025