Bestyrelsesmøde onsdag den 16. november kl. 19:00-21:30 på Vejle Atletikstadion
Deltagere: Flemming Jørgensen, Jesper Fenger-Grøn, Lene Edvardsen, Dorthe Rosenvinge, Helene Nissen, Henrik Simmelkjær, Lars Pagh, Louise Gjørup.
Brød: Lene
1.Velkommen i bestyrelsen til Henrik
Bestyrelsen er nu fuldtallig igen! Henrik Simmelkjær har takket ja til at drive Kort-udvalget. I den forbindelse er opgaverne i Kortudvalget uddelegeret på flere personer, som administrativt hører under Henrik. De offentlige skove er Henriks område. Arbejdet med adgang til de private områder udføres af Helle Schou, Niels Nygaard og Poul Christensen.
Flemming Jørgensen gav en kort introduktion til bestyrelsens arbejde og mødeform. Henrik Simmelkjær fortalte kort om sig selv og sin o-løbs historie.
2. Stævner 2023-, status
DM Lang 10. Sept 2023. Kortet er kommet, så processen med at lave baner kan påbegyndes. Der arbejdes på at finde en velegnet stævneplad. Lone Rasmussen og Lone Knudsen stævneledere og igang med planlægningen. Poul Christensen står for skovtilladelse. Flemming Jørgensen er banelægger.
Påskeløb 2024. Terrænerne er Grund og Rosenvold. Tirsbæk er mulig kandidat til en tredje etape. Stævneorganisationen besluttes som værende 2-3 stævneledere, som refererer til bestyrelsen. Forslag til banelæggere listes op og Flemming arbejder videre.
DM-weekend 2027. Vi byder fortsat ind med DM Lang og DM Stafet i Munkebjerg
Natcup Syd: Vores etape afvikles i Sønderskoven. Kate Nielsen er banelægger, Louise Gjørup træder til som stævneleder. OK Gorm er tovholder for vinterens NatcupSyd.
Andre løb – divisionsmatcher? Det bliver ikke aktuelt i 2023. I årene 2025/2026 skal vi være opmærksomme på at stå for nogle mindre løb, så vi kan få lært nye folk op til stævneleder/banelægger og de andre poster.
3. Planer for opdatering af politikker og strategier.
En oversigt over vores politikker og strategier gennemgås kort. Der er behov for at få opdateret det meste, og der aftales langt eftermiddagsmøde mandag d.16. januar 2023 kl 17-21.30. Flemming Jørgensen laver en liste med prioriteret rækkefølge til mødet. Oversigten er vedhæftet
4. Privatlivspolitik.
Godkendes uden ændringer af bestyrelsen.
5. Status fra udvalgene
Økonomi/materiel: Lige nu er der et underskud for 2022, der mangler dog stadig at indløbe nogle tilskud samt og indtægter fra WOC2022. Medlemstallet er faldet siden sidste år, derfor har vi haft mindre indtægt på kontingent, samt mindre indtægt i tilskud, sponsorater og fonde. I 2023 forventes en øget udgift til Talent og Eliteløbere, da OK Snab forventeligt har mange løbere udtaget til landsholdsgrupperne.
Talent/Elite: Der forventes mange løbere udtaget til landsholdsgrupper. I DOF’s Eliteklubforum diskuteres det om Eliteudvalget i DOF bestå, da det ikke er lykkedes at finde formand og medlemmer af udvalget. Der blev nedsat en arbejdsgruppe til at arbejde med problematikken.
Ungdom: Det har været en god sommersæson, og ungdomstrænerne har lige afholdt evalueringsmøde. De bedste træninger har været de træninger, hvor ungdomstrænerne selv har lavet planen efter TBU’s principper. Der er aftalt planlægningsdag i starten af marts, og der arbejdes videre på at implementerer TBU i onsdagstræningerne. Der arrangeres også nogle sociale arrangementer: juleafslutning d 7.dec, og traditionen tro også en bowlingaften. Der er behov nye trænerjakker - både helt nye og fornyelse. Lars arbejder videre med dette. Trænergruppen har et ønske om at få en “Digital efteruddannelse I Condes, o-cad og banelægning). Dette kunne evt ske i samarbejde med træningsudvalg. Jesper Fenger-Grøn og Dorthe Rosenvinge går videre med dette. Det kunne være et kursus med mulighed for grupper med forskellig fokus. Vinterens første U1 er lige om hjørnet. OK Snab har 18 ud af 56 U1-løbere med på U1 i Kolding.
Træning: Selvom klubbens medlemstal er faldet, ser det på løbsliterne ud til at være sket et skred I hvilke løbere, der kommer til træning. I forhold til de to forrige år, er der rigtig mange der løber mellemsvær og svære baner. Så det tyder på at der trods alt er kommet flere “O-løbere” til træningerne, hvilket jo er glædeligt. Så har der været afholdt to supergode klubture – én til Bornholm og én til Sverige – men stor hjælp fra hhv Lene Edvardsen og Dorthe Rosenvinge. Også mange andre aktiviteter har været igang og alle er fortsat gode til at hjælpe banelægning, postudsætning osv. Der arbejdes på at lave “printselv-baner” i juleferien i samarbejde med de andre trekantsklubber, hvor banerne står ude en uge i bedste corona-stil. Derudover er der fremkommet ønske om at nogle af klubmesterskabsklasserne ændres for at imødese det øgede antal løbere i klubben.
Kort: Henrik Simmelkjær er ved at skabe sig overblik over området. Punkt 10 på dagsordenen udsættes til næste møde.
Kommunikation: Træningsplanen opdateres så alle vintertræningsløbene fremgår tydeligt. De vintertræningsløb og natløb som OK Snab er arrangør af, oprettes derudover som begivenheder på OK Snabs Facebook-side. De træninger, som de andre klubber afvikler, oprettes som begivenheder på OK Snabs facebook-gruppe. Grundet aftalen med Trimtes er det vigtigt at benytte #Trimtex eller @Trimtex ved opslag på instagram og Facebook.
Arrangement: fællesspisning gav ikke overskud denne sæson – prisen er hævet til 25kr, da priserne på råvarer generelt er steget. Klubturen til Sverige gav en mindre overskud.
Formand: Til sidste klubledermøde I Sydkredsen blev det aftalt, at det tydeligt skulle fremgå på klubbernes hjemmeside, hvilket træninger, der var åbne for gæster fra andre klubber.
6. Klubture 2023.
Dorthe Rosenvinge arbejder på overnatningsmuligheder til Nordjysk 2-dages. Traditionen tro vil vi også gerne afholde en klubtur i forb.m Påskeløb 2023, som Viborg OK er arrangør af. Det er dog lidt en udfordring at finde overnatningsmuligheder i og omkring Viborg, men Dorthe arbejder på sagen. Der har været en forespørgsel fra nogle klubmedlemmer om en klubtur til Fynsk SprintCup på Ærø, samt om der kan arrangeres en ungdoms/TVO tur til Danish Spring.
7. FindVej-projekter i WOC-regi
I forb.m med WOC2022 blev der afsat penge til Findvej-projekter (Referat af bestyrelsesmøde 29.aug 2022). Der skal derfor tegnes en Findvej udgave af et af VM kortene over Vejle by – Henrik arbejder videre med dette. Malene Thomsen står for Find Vej banerne.
8. FindVej dag i 2023? Udsættes til næste møde
9. Godkendelse af ny Trimtex-aftale.
En ny aftale med Trimtex er ved at falde på plads. Hvis muligt, er det ønskeligt at kunne bestille klubtøj 2 gange årligt. Aftalen godkendes.
10. Status og nye procedurer vedr. korttegning, banelægning og synliggørelse af kort. Udsættes til næste møde.
11. Fastlæggelse af tilskud til ungdoms-, talent-, og eliteløbere i 2023.
Vi glæder os over de mange dygtige løbere i klubben, og støtter som de tidligere år. Dog er det svært at gennemskue alle de udgifter der kommer for eliteløberne, derfor kan det tages op løbende om der skal gives yderligere tilskud.
Støttekonceptet kan læses i Talent- og Elitestrategien http://ok-snab.dk/ny-klubben/ny-strategier/482-ok-snabs-talent-og-elitestrategi-mal-stotte-forventninger.html og under ungdomstræning her: http://ok-snab.dk/ungdomstraening/tilskud.html
I forbindelse med bestyrelsens opdatering af politikker og strategier i 2023 vil også Talent og elite-strategien gennemarbejdes igen -herunder også hvilke forventninger OK-Snab har til løberne.
12. Ansøgninger fra puljer, f.eks.
https://friluftsraadet.dk/nat-naturen-naturoplevelser-moerket – Jens Liengaard søger til pandelamper med batteri i hovedselen. (ungdomsløbere)
Folkeoplysningsudvalgets udviklingspulje (korttegning). Flemming søger til korttegning til DM Lang og Påskeløb.
13. Generalforsamling, dato og planer
Generalforsamlingen afholdes onsdag d. 1.feb kl 19.
Beretningerne fra de enkelte udvalg sendes til Flemming Jørgensen inden nytår.
14. Evt.
15. Dato for næste møde: mandag d.16.jan 2023 kl 17-21.30