Bestyrelsesmøde-referat mandag d. 10.jan 2022 kl. 17:00-21:30 på Atletikstadion
Til stede: Flemming, Jesper, Poul, Lone, Helene, Lene, Dorthe, Louise
Brød: Lone
1. Velkommen og plan for møde
Som aftalt afholdes et langt bestyrelsesmøde, så vi kan nå hele dagsordenen.
2. Opdatering af breddestrategi
- Snak om hvad vi vil have fokus på de kommende 4 år.
- Fint med de ting, der står i breddestrategien. Stævne-deltagelse fylder meget – godt, da det også styrker det sociale. Input fra Generalforsamling 2021: hvordan får vi flere medlemmer med lang "medlems-anciennitet" i klubben? Fastholdelse bør derfor tænkes ind i breddestrategien.
Det var måske en god idé at lave en "Brugerundersøgelse" i efterår 2022/forår 2023, for at undersøge hvad klubbens medlemmer ønsker. Det blev også lavet for ca 10 år siden med et supergodt resultat , og det kunne med fordel gøres igen. - God ide at arbejde videre med, at børn og unge møder direkte i deres grupper, og voksne også mødes til fælles instruktion til onsdags-træningerne, til kort instruktion.
- Sætte tal/mål på hvormange deltagere fra OK Snab, der deltager i Sydkredsens teknikkursus
- Instagram: har vi et mål for hvormange følgere vi skal have der? Kan et lignende mål sættes op for Facebook.
- Kunne Momentbaner være en mulighed til onsdags-træninger (fastholdelse, samt læring for nye)
- Print selv – skal det være en fremtidig indsats? Måske omkring december /januar, eller andre perioder, hvor vi/sporten ikke har et tilbud nu?
- Flemming opdaterer breddestrategien ud fra vores diskussion og de nye tal.
- Vi venter med at tage stilling til de helt store ændringer til efter WOC2022
3. Opdatering af udviklingsplan
- Skolesamarbejder: Poul fortsætter med at tegne skolekort for de skoler, der aktivt måtte ønske det.
- Find vej dag: Vi vælger at fokuserer på fastholdelses-initiativer istedet. Der kunne satses på Vejle kommune’s Feriepas-tilbud til skolebørn.
- Trænings-opstart annonceres tydeligt på de sociale medier. Oprettes som begivenhed på OK Snab’s Facebookside, og del med Vejle kommune og “der sker i vejle” samt andre byer rundt omkring.
4. Gennemgang og godkendelse af kommissorier/funktionsbeskrivelser for udvalg.
- De rundsendte funktionsbeskrivelse blev godkendte uden mange kommentarer.
- Fastholdelse og rekruttering: det kunne være en god ide med en tovholder. Idéer til rekruttering: skoleprojekter omkring ferieperioder, stor kommunikation omkring trænings-opstart ovs, fastholdelsesinitiativer istedet for find vej dag.
Dorthe laver udkast til rekrutterings- og fastholdelses-strategi efter sommer 2022. Vi arbejder videre derefter. - Der udarbejdes funktionsbeskrivelse for “Find Vej I” (Malene/Flemming) og “klubhus” og “Materiel” (Anders/Helene).
- klubture til Divisionsmatcher: initiativ/indbydelse ligger hos Arrangementsudvalg og Formand
- Alle skal hjem og opdaterer deres funktionsbeskrivelser og lægge på OK Snab's Googledrev.
5. Stævner 2021-2024
- DM Lang i 2023 – Lone R og Lone K er stævneledere–Banelægger ikke fundet endnu.
- Påskeløb 2024: ikke noget nyt.
- WOC 2022 og relaterede aktiviteter, status. Nåede ikke punktet
- Nye arrangementer? Nåede ikke punktet
6. Coronapuljer og andre ansøgningsmuligheder
Status på ansøgninger – Dorthe undersøgte om kommunens coronapulje kan dække en klubtur i efterårsferien 2023 – det kan den ikke. Måske kommer der andre puljer senere
Nye ideer? Nåede ikke punktet
7. Klubture, klubaftener m.m
Efterår 2022: Nåede ikke punktet
Klubaftener – se under pkt 8.
8. Nyt fra udvalgene
Økonomi/materiel – flot overskud for 2021. Mangler stadig nogle enkelte indtægter, som kommer oveni.
Talent/Elite – TVO afleverede en ny handlingsplan til Vejle kommune midt i november – Vi har ikke hørt noget endnu. TVO har fået 10.000kr ekstra fra EliteVejle til talenttræning. Formanden sørger for at indberette klubmedlemmer til Vejle Sportsgalla. 5 landsholdsløbere i U23 plus 1 rytter på MTBO landsholdet i 2022. TeamDanmark og EliteVejle forventer at klubberne har en Frivillighedsstrategi og trivselspolitik, så det skal vi have udarbejdet i efteråret 2022.
Ungdom – vintertræning startet. Ca 20 unger. U1 kursus d 21-23jan efter helt almindeligt koncept. Trænermøde d.26.2.2022 om kommende sæson
Træning – træningsplan 2022: en spændende træningsplan er godt på vej i tæt samarbejde m Poul. Der arbejdes meget på at forbedre Kortkvaliteten og udvikling af et tilmeldingssystem til sæsonens træninger. Derudover arbejdes der på tidtagning til alle onsdagstræninger (i stil med setup v Det store Vandskel). Datoen for Nat-KM 2022 er sat (16.marts), det bliver 3. Afdeling af Natcup Syd med fællesstart. Derudover afprøves Sprint KM til en onsdags-træning i foråret.
Kort – Poul har fokus på gøre overdragelsen til de/den næste nemt. Hele den kommende O-løbs sæson er der stort set styr på.
Kommunikation – ikke noget nyt
Arrangement – doodle er lavet, og sendes rundt til kommentering snarest! Der bliver 3 muligheder: Banelægningsaften, korttegning, O-track. Måske én i foråret og én i efteråret.
Formand – klubledermøde på onsdag. Repræsentantskab møde d 5.marts, og Flemming har ikke mulighed for at deltage. Hvis der er en til to andre, kunne det være fint at OK Snab er repræsenteret.
9. Brug af Google-konto.
Vær opmærksom på at få logget helt af kontoen, da andre ellers kan have svært ved at logge på. Vi må hjælpe hinanden med at slette mails om “mistænkelig ….” i indbakken.
10. Forberedelse og planer for generalforsamling
Deadline for beretning til Flemming: søndag d.16.jan
Indbydelse sendes ud senest 14 dage før og lægges på hjemmesiden.
Dirigent: Flemming tager kontakt.
Lokalet skal bookes – Dorthe sørger for dette. Vi skal holde øje med eventuelle corona-forholdsregler
Regnskabet rundsendes efter revision.
Vingaver skal indkøbes
11. Dato for næste bestyrelsesmøde: 9.marts 2022
Punkter til næste møde:
privatlivspolitik opdateres
Trænerpolitik opdateres
Talent og elitestrategi opdateres
Kommunikationsstrategi opdateres
Klubmesterskaberspokaler/erindringsglas. Det er dyrt at få indgraveret og dyrt med erindringsglassene. Kan det gøres på en anden måde