Referat af bestyrelsesmøde d 31.5.21 på Vejle Atletik Stadion.
Til stede: Flemming, Helene, Dorthe, Lene, Poul, Lone, Jesper, Louise
Referent: Louise
1. Velkommen til de nye bestyrelsesmedlemmer.
Flemming bød de nye medlemmer af bestyrelsen velkommen, alle glæder sig til at komme igang. Dorthe og Louise er helt nye i bestyrelsen, og Lene er ny på TVO/Elite-funktionen. Der afholdes 5-6 møder om året. Årets sidste eller næstsidste møde vil have form af en evaluering af den forgangne sæson, og deraf mulige ændringer i klubbens strategier for den kommende sæson.
Til Generalforsamlingen blev det glemt at uddele en flaske vin til Lone Rasmussen for at stå for tilmelding i O-service. Det fik vi rettet op på til dette bestyrelsesmøde.
2. Refleksion over GeneralForsamlingen.
Det var dejligt at vi endelig kunne afholde generalforsamlingen. Der var god opbakning til mødet fra medlemmerne, og det vurderes at være en god beslutning at afholde mødet indendørs under så normale forhold som muligt. Der var mange gode snakke og kommentarer under hele mødet. Deraf fremhæves de følgende 3 emner, som bestyrelsen vil sætte på dagsordenen i den kommende tid:
- Et løbs-terræn af anden karakter end vores østjyske skrænter, eks et område på vestkysten
- Aldersfordeling i klubben – vi er så heldige at have en meget ung medlemsfordeling. Var det en idé at forsøge at få flere ældre løbere I klubben.
- Familie-medlemsskab: kontingentet for et familiemedlemskab giver ikke det store overskud til klubben, da en vis sum fra hvert medlem skal betales til DOF. Skulle det overvejes at ændre på prisen/formen af familie-medlemsskab? Bestyrelsen mener, at vi er nødt til at se på de andre klubber i området. De fleste tilbyder disse Familie-kontingenter, og vi vil helst ikke være et dyrere alternativ end vores nabo-klubber. Der vil blive set på medlems-satserne frem mod næste generalforsamling.
3. Stævner 2021-2024
DM Mellem 2021:
Vi tror på et godt gammeldags almindeligt stævne. Der er selvfølgelig stadig den risiko at Corona-situationen og dermed DOF’s retningslinjer kan ændres i løbet af sommeren, men vi tror og håber på et helt almindeligt stævne. Det kan mærkes at vores klub står foran en stor opgave i form af WOC2022, da det har været lidt sværere end normalt, at finde funktionsledere osv. Der er også konfirmationer og andre private mærkedage, som er flyttet til efter sommer, som jo helt forståeligt optager folk. Men det er ved at være på plads nu. Vi håber selvfølgelig på mange deltagere, og det kunne måske være en idé at have reklame for WOC2022 publikumsløbene klar på stævnepladsen. Der er Funktionsledermøde d 1 juni 2021 på stævnepladsen.
DM Lang i 2023 og Påskeløb 2024: ikke noget nyt.
WOC 2022 og relaterede aktiviteter:
Aflysningen af WOC2020 var selvfølgelig en streg i regningen, men gav på den anden side et tiltrængt pusterum i planlægningen. Nu er der gang i hjulene igen. Det har dog krævet lidt ekstra at få gang i WOC2022 igen, blandt andet at finde erstatninger for de funktionsledere, som har takket nej til at fortsætte, men nu begynder det at gå fremad.
For at få synergi-effekt ud af at TourDe France afholdes samme sommer i området, er det aftalt at WOC2022-organisationen, kommunen og Tourde France-organisationen holder fælles møder ift til marketing o.a.
Andre arrangementer i relation til WOC2022 – se tidligere referat 24.feb 2021, samt under punkt 8, Arrangement.
4. Støtte til WOC fra Corona kompensationspuljen. Information og diskussion.
WOC2022 har fået dækning af de tab, der er lidt i forbindelse med aflysningen/udskydelsen af WOC2020. Der skal laves ny aftale mellem arrangørklubberne og DOF (for det nye arrangement i 2022)
5. Skal vi have et eksotisk løbsområde? /Poul.
På Generalforsamlingen kom der et forslag om at få et løbsterræn af anden karakter end vores nuværende terræner, det kunne f.eks være et terræn på vestkysten. Vi har flere terræner med mange højdekurver, og det kunne være attraktivt med noget mere fladt. Der er f.eks et område ved Lyngvig Fyr (Hvide sande), som er “ledigt”, men der findes også andre muligheder, eks i Nordjylland eller Gludsted plantage. Området ved Lyngvig fyr er dog ret åbent, og forholdet mellem afstand og kvalitet af terræn er nok ikke tilstrækkelig god. En anden mulighed kunne være at låne et kort/område af en anden klub. Det vurderes dog ikke relevant, ift terræner på vestkysten.
Det vil være en stor opgave for OK SNAB’s korttegnere til at køre langt for at tegne et nyt kort over et område, og jo længere væk et område ligger, jo sværere at det at benytte iforb. med de ugentlige træninger. Det er dog en god idé til en fremtidig opgave – især hvis klubben skal afholdes et træningsløb eller et andet større arrangement (ex DM).
Det kunne i mellemtiden overvejes at låne nogle af vores naboklubber løbsterræner til de ugentlige træningsløb, hvis vi vil have mere variation end nu i løbsterrænerne. Vurderet ud fra løbslisterne fra vores onsdags-træninger, er det vigtigt for vores medlemmer at løbsterrænerne er spændende og udfordrende.
6. Tilskud til ungdomsløberes startafgifter /Lone
Normalt giver vi jo tilskud til den ordinære startafgift til de løb der tæller til kredsungdomspokalen samt de JFM og DM'er der ikke indgår deri. Det plejer at være 10 løb + evt JFM/DM. I år er der kun 7 tællende løb til pokalen:
Følgende løb tæller:
25/4 Holstenshuus
20/6 Marbæk
22/8 Frederikshåb - JFM
28/8 DM Mellem
29/8 Staubry
14/9 Als Nørreskov
26/9 Frederikshåb
Det besluttes at der derudover gives der tilskud til to løb i oktober (23. og 24/10) i hhv Aabenraa og Billund. Tilskud til MTBO bliver som sædvanligt. Det samme gælder for ungdomskurser og sommerlejre, hvor tilskuddet er uændret på hhv 50 % og 25 %.
7. Re-organisering af vores hjemmeside /Louise
Med fokus på at få opdateret hjemmesiden, er det forskellige mindre rettelser rundt omkring. Derudover foreslås nogle lidt større ændringer:
Forsiden: i højre side samles “værd at huske” og “vigtige datoer”. Link til Fotoalbum fjernes. Logo og widget med WOC2022 flyttes op under “link til DM Mellem”.
Ny eller Nysgerrig:
Punktet “startsteder” ændres fra sin nuværende form til at hedde “OK SNAB’s løbsterræner” og vil være en liste over vores løbsområder istedet.
Kommentar: Poul udarbejder liste over terræner, Flemming laver kort i ringere opløsning som vedhæftes.
Mest for medlemmer:
“Træning”: vil være default åben (istedet for Nyheder). Der tilføjes et punkt med “track dit løb” herunder og “fællesspisning” flyttes til “træning”, “Voksentræning” og “resultater fra træning” lukkes for nu, men kan genåbnes når behovet opstår. “print selv” og “nyt fra trænerne” bevares.
“Nyheder”: vil kun indeholde disse underpunkter: Nyt om klubben (ting fra bestyrelsen samt O-oplevelser), Arrangementer (fra arrangementsudvalg, samt andre arrangementer i klubben), Formandsnyt, Referater, Pressemeddelser.
“Sportslige resultater” ændres til “Medalje-statistik” eller "DM-medaljer i OK-SNab". Kommentar: vi skal huske den skal opdateres! Det er ikke helt afklaret hvem der står for det.
“Snab’s interne konkurrencer”: der er 3 løb/arrangementer som ikke afvikles mere. Disse flyttes hen under “Klubbens historie” under “Om OK SNAB” i et nyt underpunkt “løb gennem tiderne”. Klubmesterskaber og Jule-natløb får istedet hver sit menupunkt
“Klubben (dog uden Formandsnyt og referater) og “Booking” flyttes til “om OK SNAB”
Om OK SNAB:
Hertil flyttes “Klubben” og “Booking” samt der laves nyt underpunkt under “klubbens historie” som hedder “løb gennem tiderne” (Kommentar: Der skal tydeliggøres at det er OK SNABS interne konkurrencer og ikke tidligere afholdte stævner). Herunder ligger SanktHans løb, Vejle Cup og Snab-pokalen.
Forslagene til ændringer godkendes af bestyrelsen. Vi skal dog være opmærksom på at vi ikke får slettet noget!
Ændringer implementeres i uge 23. Louise laver i samarbejde med Henning et skriv til en fællesmail, om at der arbejdes på hjemmesiden, så man må ikke ligge nyt ind, inden vi siger til igen. Vi laver også et opslag på hjemmesiden på mandag, så folk er advaret, om at der arbejdes.
8. Status og nyt fra udvalgene.
Træning
Dejligt med aktiv klub, hvor der er mange, der hjælper med at afvikle den ugentlige træning. Der er altid en god stemning, og alle har tydeligvis en festlig aften. Vi er i gennemsnit ca. 110 om onsdagen. Så det er faktisk meget godt, selvom det ikke endnu er “helt som det plejer”.
Banelægger i Horsens: Der er ikke nogen, der har meldt sig endnu. Det er nok den korte frist, som udfordrer lidt, ellers vil det helt sikkert være en attraktiv mulighed for nogen af vores banelæggere.
Virtuel sprint/MapRun: status er, at der i hvert fald stadig løbes på banerne. Det er desværre ikke helt så nemt at få lov at lave et lignende setup i en statsskov, det kunne ellers være en fedt.
Sankt Hans løb – skulle det genoptages, enten som sæsonafslutning en onsdag, eller på sankthans aften (d. 23.6)?. Vi tager snakken på én af årets sidste bestyrelsesmøder.
Talent/Elite
Har lige haft første TVO-weekend, og det gik rigtig godt. Derudover har der været Elite-udvalgsmøde i DOF som online møde. Her blev der valgt nye medlemmer til forskellige udvalg.
TVO: Der er udarbejdet ny handlingsplan for 2022-2024. Handlingsplanen udarbejdes for at Elite Vejle vil prioriterer TVO/Orienteringssporten, og dermed yde tilskud til TVO hvert år.
Ida, Malin og Linus Agervig Kristiansson er udtaget til sprint EM i Schweiz i maj.
Ida Agervig Kristensen er udtaget til VM i Sprint 2021
Morten Ingmar Örnhagen Jørgensen er udtaget til JuniorVM I MTBO i Finland.
Ungdom
Vi nåede 3-4 vintertræninger inden klubopstart. Derefter har der været træning sammen med resten af klubben hver onsdag. Det fungerer fantastisk at være i 4 grupper, og at der er fred og ro til at få de unge i skoven. Det er dejligt det kan lade sig gøre, og at det er muligt at få banerne til forberedelse inden, samt poster sat ud osv. Der er god tilslutning: Mini ca 10 børn, begynder ca 25 børn, let og mellemsvær ca 10-15 på hver hold.
Der kom en forespørgsel fra Vejle kommune om OK Snab vil lave sommerferie tilbud. Der var meget kort svarfrist på forespørgslen, så det kunne ikke nås i denne omgang. Vi håber vi får mulighed en anden gang, men lidt bedre forberedelsestid. Det kunne være en ide at lave noget sammen med Atletik.
Kort
Der opdateres kort i Tirsbæk for tiden.
DOF tilbyder korttegningskursus, som kunne være spændende at afholde for klubbens interesserede medlemmer her til efteråret. POul arbejder videre på et finde en dato til dette.
Kommunikation
Jeg vil fremadrettet udarbejde en “onsdags-instruks” til hjemmesiden udfra Jespers mail, hvor mødested og tidspunkt fremgår samt det hyggelige “bonus-info”.
Onsdagstræninger oprettes som begivenheder på FaceBook – I første omgang på den interne gruppe/OK SNAB medlemsgruppe.
Det kunne være godt at få flere af vores medlemmer med på den interne facebook-gruppe. For at fremme dette, ændres gruppens navn til “OK SNAB medlemsgruppe” (så den kommer frem, når man søger på “OK SNAB”), samt der gøres opmærksom på gruppen i én af Jespers kommende ugentlige mails. Jeg vil undersøge om facebook-grupper kan sammenkobles på en eller anden måde, så man nemmere bliver en del af begge grupper.
Det kunne være godt at få flere med i en slags uformel “kommunikations-udvalg”: Lars Pagh vil fortsat gerne hjælpe med at skrive indlæg i ny og næ. Det kan være nogle af de unge mennesker i TVO, kunne være interesseret i at skrive indlæg fra deres ture.
Arrangement
Sommerafslutning i Nørreskoven: Vi håber på at der bliver mulighed for at laves en hyggelig afslutning, hvor der måske kunne grilles eller lignende. Klubben betaler arrangementet
Divisionsmatch 20.juni i Marbæk – vi håber på at der bliver mulighed for hygge på stævnepladsen. Hvis det er mulighed for dette, vil Klubben give kage+kaffe til alle.
DM hold finale: er i år på Møns klint – Vi vil arbejde på at arrangerer buskørsel for en mindre medlemsbetaling. Det kunne overvejes at lave det til en mini-klubtur, med en overnatning, og et enkelt træningsløb dagen før.
Påskeløb 2022 Silkeborg – Det lyder til, at der er efterspørgsel på en klubtur på trods af den korte afstand.
WOC2022-velkommen til nye (side-event til WOC2022): to træninger I Juni 9/6 og 16/6.
Kommune/WOC2022: som sideevent til WOC2022 er der er stort fokus på skole O-løb. I uge 26 er der et webinar til folkeskolelærere I VEjle kommune, hvor Dorthe skal fortælle om alle DOF’s forskellige undervisningsmaterialer. Der kan komme et ønske om at alle skoler I VEjle kommune har kort over deres område, og det vil vi rigtig gerne lave. DEt er ikke sikkert vi kan nå at have alle klar, hvis deadline er for kort.
Økonomi/materiel
VUF (skraldepose uddeling) penge lige kommet ind.
Vi har fået penge til licenser til O-CAD fra DFI/DGI’s foreningspulje.
Formand
Klubledermøde d.14.6: Flemming og Louise deltager.
System til Arkiv: vi har tidligere haft et fælles Google drev – men dette kan ikke bruges mere. Google drev og andre løsninger i den stil er ikke attraktive ift IT-sikkerhed. DEt kunne dog være godt med et fælles arkiv til klubbens forskellige dokumenter. Kan vi finde en anden løsning? Vi/Lone prøver at overveje andre løsninger.
9. Opdatering af kommissorier/funktionsbeskrivelser for udvalg.
Tjek jeres funktionsbeskrivelser, Flemming sender dem rundt. Få skrevet ned hvilke opgaver I løser, og så vil vi imod slutningen af året opdatere disse beskrivelser.
10. Næste møde
Torsdag 02.09.2021 kl 19-22