Deltagere: Bettina, Flemming, Jens, Jesper, Lone, Poul, Helle (ref).
1. Stævner
B-løb 17.9.17 Munkebjerg Øst. Kaj er stævneleder. Banelægger ikke aftalt. Vi har mødt megen velvilje mht. skovtilladelser.
Vejlestafet 6.5.17 Tirsbæk. Rikke og Lone er stævneleder, Peter G banelægger.
Skovpuljen er søgt mhp. betaling. Der er behov for at vide, om hele skoven bruges. I år var stafetbanerne rigeligt lange. Konceptet ligger ikke nødvendigvis fast, det må gerne genovervejes.
KUM skal flyttes, da EYOC ligger 30/9-1/10. Det vides endnu ikke, om KUM bliver forår eller efterår.
Vi fastholder, at vi gerne vil medvirke til at lave et 2-dages KUM i stil med det traditionelle KUM. Stafetten kan evt. laves som sprintstafet.
FindVej dagen 29.4.17 Kate er projektleder, hun prøver at finde en medstævneleder, der kan tage over i 2018.
Midgårdsormen 2018 vil vi gerne lave i Hastrup.
WOC 2020 Primo oktober var der møde mellem klubberne og DOF, Flemming orienterede fra mødet. Kontrakten mellem IOF og DOF er endnu ikke på plads, derfor kan kontrakten mellem DOF og klubberne ikke laves.
Påskeløb 2022 tildeling af løbet er ikke afgjort.
MTB-O i Sønderskoven 26.5.17 Snab står for løbet, der er med i et 4-dages arrangement, hvor der også køres hos Melfar og i Tyskland.
2. Evaluering af året
Talent-Elite: Der er indgået individuel kontrakt mellem Elite Vejle, Snab og Magnus, om støtte fra Elite Vejle til Magnus, der i øvrigt fortsætter på landsholdet i 2017. Snab har en talentgruppe på 11 løbere, der er med i TVO, 3 af disse er også med i TC Syd Vejle. TVO-træningerne har kørt godt, og der er godt engagement fra løberne. En udfordring i forhold til TVO-løberne er at give dem en vejleder/personlig træner.
Kommunikation: Hjemmesiden er aktiv, det fungerer rigtig godt, at forskellige medlemmer skriver fra løb mm. Udsendelse af mails fungerer godt. PowerPoint-show i klubhuset er rigtig godt.
Arrangement: Rigtig mange er med til fællesspisning. Det er overkommeligt at koordinere, kokkene har ofte byttet indbyrdes, hvis de ikke har kunnet den dag, de er sat på. Fællesspisning er godt for vores klubliv.
God opbakning til affaldsindsamlingen i foråret, hvor ca. 20 deltog.
Aftenarrangementet hos Løberen trak relativt få medlemmer, men det var en god aften.
Klubfesten var vi lidt sent ude med at fastlægge og samle festudvalg til, god fest og god deltagelse.
Fællesskab ved divisionsmatcher: godt at købe kage, kaffe og sodavand af kiosken.
Kort: Hastrup kører efter planen og sammen med Gorm (Henning og Bent), Haraldskær er næsten revideret (Poul), Nørreskoven er punktrevideret (Poul), det meste af Tirsbæk er revideret og Henning reviderer resten. Karsten og Kristian begynder at tegne Vilstrup, Poul går i gang med Brejning. MTBO-kort over Sønderskoven er færdigt, og der er tegnet 3 skolekort.
Det kører rigtig godt, men det vil være rart at være flere korttegnere.
Træningsudvalget: Ud over formanden er der to aktive medlemmer i udvalget. Til træningsløbene har vi i snit været 68 løbere – det svinger lidt, mange gange har vi været omkring 75. Mange af de erfarne u-løbere har lavet træningsløb. Træningsløbene er en stor opgave. Modtagelse af nye v. Lilly, Kate og Frode har fungeret godt, voksentræning i mellemsvær er vigtig, der er stor tilslutning til de fælles natløb med Gorm (omkring 40 delt), der er holdt voksentræningsdage med mange positive tilbagemeldinger og stor tilslutning til efterårets, god deltageles i klubmesterskab – alt i alt har vi et rigtig højt aktivitetsniveau.
De u-løbere, der løber let, har været med ude her i efteråret, hvor vi skiftevis har været i klubhus og ude i andre skove.
Der har ikke været meget momenttræning, det vil udvalget evaluere på.
Der afholdes et årligt trænermøde med planlægning af det kommende år, Jesper indkalder.
Ungdomsudvalg: Det er gået rigtig godt i år. I foråret var der 10-12 løbere i hhv. begynder og let, en del af begynder-løberne har løbet let i efteråret. Det kniber at holde eftersnak, da løberne er sultne og gerne vil hjem til maden. Der er typisk 35-40 u-løbere til en træningsaften. Børnene mangler løbeteknik, kropsstabilitet mm – meget af det kan leges ind. U-trænerne blev inspireret på trænerseminaret. Vi er ved at være de eneste, der ikke har ungdomstræning hele året. Fra januar bliver der u-træning om onsdagen.
Ulrika vil gerne lave en lille hverdags-Skovcup for u-løbere, der løber begynder og let, -sammen med naboklubberne.
MTB-O-udvalget vil gerne lave en aften, hvor medlemmerne kan høre om MTB-O.
Økonomi: Den store opgave har været, at vi har anskaffet Sportident og fået det op at køre. Vi har ikke tjent meget på vores stævner. Den nye måde til at bestille klubtøj har fungeret godt. Vi er nu 174 aktive medlemmer, vi var 166 aktive i nov. sidste år. Vores materiel fungerer.
Formand: Imponerende aktivitet og engagement alle steder i klubben. Målet er, at dagsorden til bestyrelsesmøder kommer 1 uge før.
Mailkorrespondancen mellem bestyrelsesmøderne fungerer godt, og bestyrelsesmøderne fungerer godt.
3. Opdatering af breddestrategien
Vi drøftede og opdaterede vores Breddestrategi. Lone sender input til Helle, Flemming og Helle renskriver og udsender til bestyrelsen med en tilbagemeldingsfrist. Strategien lægges på hjemmesiden.
4. Økonomi – hvordan prioriterer vi?
Vi tog hul på drøftelser og overvejelser til gensidig inspiration. Notater fra drøftelsen:
Hvilke aktiviteter i klubben vil vi understøtte? Vil vi bruge penge på at skabe mere aktivitet?
De store løb er vigtige i forhold til indtægter. Vi har investeret i klubhus, SI og forskelligt materiel.
Klubben har sparet op igennem en lang årrække, vi ønsker ikke at komme under 100.000,- i beholdning.
Vi kan prioritere, at vi i en årrække bruger penge på noget nyt, som vi har et mål omkring, uden at det dermed behøver at blive noget, der altid skal bruges penge på.
Besværet med at tjene penge - ud over løbsafholdelse - skal opvejes mod udbyttet af brugen.
På et senere møde vil vi drøfte ideer og holdninger til, hvordan vi vil investere i vores klub.
Kan vi købe os fra noget i 2020? Kan vi profitere af træningssamarbejde?
Vi skal have drøftet, hvordan vi vil anerkende. Skal vi bruge penge på en klubtur til udlandet?
5. Talent- og elitestrategi, godkendelse
Strategien blev godkendt med et par inspirerende kommentarer. Forslag til vision på eliteområdet blev godkendt. Begge opdateres på hjemmesiden.
6. Udviklingsplan, evaluere 2016 og opdatering af 2017
2016 var evalueret under pkt. 2. Udviklingsplanen blev drøftet og opdateret. Se vedhæftede.
7. Status og nyt fra udvalgene
Talent-Elite: Tre TVO-trænere, der har været engagerede rigtig længe, stopper til nytår. To Snab’ere er trådt til. Fra nytår er det dermed fire Snab’ere, der står for TVO-træningen.
TVO tager til 10-mila ved Göteborg 28.-30. april. TVO vil gerne have voksne fra klubberne med, så der kan stilles voksenhold, evt. i samarbejde med andre klubber. Alle voksenbaner er svære.
Det er vigtigt i forhold til denne tur, at KUM-2017 fastlægges, så vi ved, om KUM bliver forår eller efterår.
Kort: De fleste af vores GPS-er er 8-10 år gamle, vi har en enkelt ny. Poul køber en mere.
Ungdom: Køber ATK 2.0-bogen. Der er behov for supplering af trænerjakker, Jens undersøger mulighed for lignende jakke fra Trimtex.
Materiel: Jens køber et ekstra sæt af start- og målenheder, samt den post, vi mistede ved sæsonafslutning.
Formand: Der er DOF-akademi 14.1. Klubben betaler for deltagelse. Bestyrelsen melder forslag til medlemmer, der skal opfordres til at deltage, til Flemming.
Arrangement: Vi skal snarest muligt have fastlagt forårets klubaftener : om VM 2020 og om banelægning. Vi stiler efter en klubaften 25.1.
8. Generalforsamling
Hvert udvalg skriver en lille side til beretningen og sender den til Flemming inden jul (23.12.). Helle mailer indbydelse med dagsorden ud og lægger på hjemmesiden.
9. Night Trail initiativ
Efter inspiration fra andre klubber er der taget initiativ til at afholde et Night Trail-løb i år som forløber for en Night Trail-serie. Der er kun behov for 5-10 mand til løbsafholdelsen. En arbejdsgruppe er i gang.
10. Check af årsplan
Der er styr på tingene.
11. Fælles googlekonto
Tre bestyrelsesmedlemmer har nu adgang til vores fælles (delte) Snab-mappe ved at logge ind på googledrev med egen mail. Flemming har lagt en del materiale op. Kortudvalgets materiale er flyttet over. De sidste kan sende en mailadresse, de vil bruge hertil, til Helle, der så deler mappen med dem.
Vi nåede ikke nærmere drøftelser.
12 Evt.
Ikke yderligere.
13. Næste møde er fastlagt til 18.1.17