Mandag den 2. oktober kl. 19:00-21:30 på Atletikstadion
Fremmødte: Henrik Simmelkjær, Flemming Jørgensen, Jesper Fenger-Grøn, Dorthe Rosenvinge, Lene Edvardsen, Lars Pagh, Helene Nissen, Louise Gjørup
Brød: Dorthe
1. Kort status på strategiudvikling og planlægning af det videre forløb. Herunder vision. Louise har lavet nogle forslag.
Vision: vores kernefortælling er den retning vi gerne vil føre/bevare klubben i. Derfor formuleres ikke en mere konkret og specifik sætning som vision.
Strategi: Henrik og Louise gør de 3 dokumenter (Strategi for OK Snab, Opgaver Strategi Snab og Udviklingspilen) færdig, så der er sammenhæng i det helt. Herefter sendes de tre dokumenter rundt til kommentering
Medlemsundersøgelse: Vi holder fast i planen med at sende medlemsundersøgelsen ud i oktober, svartid på 14 dage. Dorthe skal have input til spørgsmålene, og vil selv kontakte bestyrelsens medlemmer. Derefter afholdes også klubaften planmæssigt lørdag d. 11.nov, hvor resultatet af medlemsundersøgelsen fremlægges og vil danne grundlag for debat. Her vil også resultatet af vores strategiarbejde og kernefortælling blive præsenteret som bestyrelsens arbejdsgrundlag, og forhåbentligt inspirere til efterfølgende dialog.
2. Stævner
DM Lang i 2023 – evaluering (herunder økonomi)
Stor succes for os som arrangør, og i særdeleshed for stævneleder-teamet Lone og Lone. Mange deltagere udtrykte også stor tilfredshed og man bliver stolt som Snab’er, når vi kan afholde så flotte arrangementer. Vi skal huske at få nye/halvnye medlemmer aktiveret i opgaverne, så de også føler sig som en del af fællesskabet. Desværre gav stævnet et noget mindre overskud end forventet. Der var uventede udgifter til ødelagt materiel og færre deltagere, end vi havde budgetteret med. Desuden havde vi valgt ikke at hæve startafgiften nok til at modsvare inflationen.
Påskeløb 2024, status på planer
Indkøb af lånejakker: er det noget vi vil og kan? Tages op på næste bestyrelsesmøde
Arbejdet omkring Påskeløbet har stået lidt stille, men der er nu planlagt møde med godsejeren igen, så planlægningen for dagen i Rosenvold kan komme videre.
Poul Mouritsen har sagt ja til at være stævnekontrollant.
Budget for Påskeløbet: Ud fra erfaringerne til DM Lang bliver vi på nogle punkter nødt til at skrue op for priserne. Der medtages budget til næste bestyrelsesmøde. Det vil være godt at finde sponsorer til Påskeløbene.
Divisionsmatch efterår 2024. Har vi overskud til det?
Vi vurderer at det ikke er realistisk for os at afholde en 2./3. divisionsmatch til efteråret efter DM Lang 2023 og Påskeløbene. Flemming melder dette tilbage til Per Eg.
3. Klubture
Klubtur til DM Hold:
Der er ikke så mange tilmeldte som til tidligere klubture. Det er givetvis en kombination af at flere ting, f.eks kunne man ønske sig et mere ”eksotisk” terræn til træningsløb lørdag, og det kan være svært at få en familiekalender til at gå op. Vi håber på flere tilmeldinger til næste års klubture.
4. Ansøgninger fra puljer
Henrik Simmelkjær har lavet oversigt over fonde og ansøgningsfrister. Hvis der opstår behov for fondsmidler i et udvalg, kontaktes Henrik, som dermed kan være behjælpelig med hvilke fonde, der skal søges osv. Beslutning om hvilke ansøgninger, der sendes ud tages i bestyrelsen.
Det skal være en fast procedure i budgetlægningen at få overblik over hvilke ønsker/ting, der skal søges penge til.
5. Funktionsbeskrivelser – fælles skabelon for indledning
Henrik udarbejder et forslag til skabelonen og sender rundt i bestyrelsen til kommentering. Hver bestyrelsesmedlem/funktion skal udfylde én for sit område.
6. Diskussion af støttekoncept – ungdom, talent og elite. Skal det ændres?
Økonomien i støttekonceptet tages op i forbindelse med den årlige budgetlægning.
Det var en rigtig god ide at dække eliteløbernes transport-udgifter iforb.m divisionsmatcher.
OK Snab’s forventninger til landsholdsløberne er indskrevet under Værdier, kutymer m.v i Strategi for OK Snab og er godkendt af bestyrelsen.
7. 100 års jubilæum Vejle Atletikstadion
31.maj-2. juni 2024. Kommunen laver et fælles event med alle klubber, der bruger faciliteterne. Flemming har på vegne af klubben takket ja til at være en del af dette arrangement, og deltager i et møde herom på kommunen d. 25.okt kl 17-19.
8. Tilskud til sociale arrangementer – oplæg fra Dorthe, se vedhæftede.
Tilskud til sociale arrangementer og Zettle.docx
Det aftales at der i forbindelse med den årlige budgetlægning aftales en fast ramme, som AU har til sin rådighed. Fordelingsprincipperne for AU kunne eks. være 50% skal komme alle til gode, og 50% til særlige grupper, eks. børnefamilier, der er mange afsted.
Bus til Divisionsmatcher koster ca 4500kr pr gang. Også dette skal overvejes iforb.m den årlige budgetlægning, og der kan jo evt være en mindre egenbetaling. Økonomien til Divisionsmatch-busser er en anden ramme end AU’s fremtidige årlige ramme.
9. Oprettelse af konto hos Zettle.com
I forbindelse med DM Lang i Rosenvold oprettede Dorthe på vegne af Snab en konto hos Zettle.com, hvilket gav mulighed for at bruge vores kortterminal fra WOC til betalinger i kiosken. Godkendelsen af kontooprettelsen skete i al hast per mail, med aftale om at den skulle tages til referat på førstkommende bestyrelsesmøde.
Herunder følger den information der blev givet på mail:
Zettle er en virksomhed, som ejes af Paypal, og når man opretter en konto hos dem, svarer det til at oprette en konto i en almindelig bank. Ved oprettelse af brugernavn og konto kræves det, at Zettle registrerer navn, adresse og cpr på alle i bestyrelsen, bl.a. for at leve op til regler om hvidvaskkontrol.
Økonomi:
- Der betales et engangsbeløb for apparatet (det har vi). Ved behov kan vi låne terminaler fra naboklubberne og frit logge dem på vores brugerkonto.
- Der er intet abonnement eller binding.
- Der betales en afgift på 1,95% for hver transaktion.
- Systemet indeholder andre betalingsmuligheder end kortterminalen, fx er det muligt at oprette betalingslinks. Afgiften for disse er 2,5% per transaktion.
- De indkomne penge går ind på Zettle’s konto og overføres løbende til os med 1-2 dages forsinkelse og fratrukket afgift.
- Den procentuelle afgift er særligt fordelagtig ved mange små transaktioner som fx i en kiosk. Her vil løsningen være billigere end MobilePay (business). Ved store transaktioner må vi overveje om vi vil bruge systemet, når/hvis det bliver aktuelt. Se mere om Zettle på www.zettle.com
10. Kort status fra udvalgene
Talent/Elite
Ungdom
Det går godt, selvom det har været et travlt år. Der er snart UU-møde, hvor sæsonen evalueres og vinterens planer lægges, samt næste års træner-situation aftales. Vi skal have de nye familier godt ind i fællesskabet i klubben, både til træningerne og når vi er til stævner.
Arrangement
Træning
Kort
Der afholdes Kortudvalgsmøde sidst i oktober, så Henrik skal have besked om hvilke opdateringer, der ønskes til fremtidige træninger og stævner. Munkebjerg-komplekset trænger til en opdatering, men skal friholdes til DM 2027. Det er bedst at vente med en fuld opdatering af det hele til 2025/26. Jesper sender info til Henrik ift træningsløbs-planerne for 2024
Kommunikation
Økonomi/materiel
Budgetlægning igangsættes.
Kontingent for passive medlemmer: Vores oversigt over priser er ikke tidssvarende længere, og der opstår tvivl om hvilke priser der gælder. Helene retter teksten til, og den rigtige pris for passive medlemmer er 300kr, hvilket er helt på niveau med andre klubber.
Materiel fra WOC2022: vi mangler stadig at hente det sidste.
Formand
11. Evt.
12. Dato for næste møde
Bestyrelsesmøde: 27.nov 2023 kl 19-21.30
Møde før medlemsaften, for at samle op på medlemsundersøgelsen: d 7.nov kl 19-21.30 (for en arbejdsgruppe bestående af Henrik, Helene, Flemming, Dorthe).