Bestyrelsesmøde, Tirsdag den 6. juni kl. 19:00-21:30 på Atletikstadion
Fremmødte: Flemming Jørgensen, Dorthe Rosenvinge, Helene Nissen, Henrik Simmelkjær, Lars Pagh, Jesper Fenger-Grøn, Lene Edvardsen, Louise Gjørup
Brød: Henrik
1. Kort status på strategiudvikling og planlægning af det videre forløb. Fordeling af opgaver og tiltag i udviklingsplanen. Aftale hvilke strategier der skal udgå med den nye strategi.
Kortfattede funktionsbeskrivelser ska indgå i den nye strategi. Flemming og Henrik laver et udkast for de enkelte udvalg/funktioner, som rundsendes til gennemlæsning inden næste strategimøde.
Fordeling af opgaver fra udviklingsplanen.
- Flemming er tovholder på opgaverne under Organisation.
- Dorthe er tovholder på medlemsundersøgelsen.
- Louise og Henrik er tovholdere på Branding og “Kernefortælling”/samlet vision.
- Øvrige opgaver aftales på næste strategimøde
OK Snabs politikker og strategier – fra tidligere. Kan nogle slettes
- Privatlivspolitik bibeholdes og er opdateret
- De fire følgende politikker skrives ind i den nye politik og slettes derefter: Politik og visioner for medlemsgrupper, Breddestrategi, Træneruddannelse og rekrutteringspolitik, Talent- og Elite-strategi.
- Trivselspolitik og Frivilligshedstrategi udarbejdes ikke.
- Kommunikationspolitik: noget skal flyttes til funktionsbeskrivelsen for kommunikation og noget flyttes til den nye strategi, derefter slettes kommunikationspolitik.
2. Status fra udvalgene
Træning v. Jesper
Der blev afholdt Klubmesterskab i Sprint 2023 i Kolding på WOC-kortet og med KOK som arrangør (31.maj 2023). Det var en rigtig god aften, hvor 84 medlemmer deltog. Klubben betalte kortudgiften for alle deltagere.
Der blev afholdt Voksentræningsdag i Kærgaard Plantage (13.maj), og ca 25 medlemmer var tilmeldt. Det var en super god dag, hvor Peter Gammeljord stod for baner og instruktion. Vi har før været flere deltagere afsted på disse voksentræningsdage, så det er under overvejelse, om der skal ændres i konceptet, så endnu flere snab’ere kommer med.
Med Henning som instruktør, er der taget initiativ til instruktion på primært mellemsvær niveau. Det tilbydes hovedsageligt til træningerne i Nørreskoven, og er ca 10-15 minutters instruktion. Det er nogle rigtig gode oplæg, og der er mange, der deltager.
Kort v. Henrik
Der er lavet aftaler med medlemmerne af kortudvalget, så en stor del af vores kort bliver opdateret i 2023.
Planen for opdatering af kort i 2024, udover kortene til Påskeløbet, vil sandsynligvis blive: Søndermarkskomplekset og Brejninggaard, og måske Haraldskær.
Kortet over “Det store vandskel” kan muligvis udvides med Linnet og Tinnet Krat.
Processen med den bagvedliggende kortstruktur, er også godt igang. Planen er, at det er de store samlede kortkomplekser, der opdateres, og så laves der kortudsnit, med en relevant og overordnet titel.
Der er mange, der virkelig har taget fat, og bidrager stort med kortudvalgets opgaver.
Talent/Elite v. Lene
Der var planlagt Eliteudvalgsmøde I DOF-regi i lørdags. Tidsmæssigt var det desværre sammenfaldende med DM Sprint, og der er sandsynligvis mange, der ikke havde mulighed for at deltage. Mødet blev i hvert fald aflyst, så der afventes ny dato.
Torsdag d. 8.juni er der indkaldt til Elite-Vejle’s netværks-møde. OK Snab mangler stadig at få støttepenge fra 2022, og der mangler en underskreven aftale for 2023. Lene arbejder på at dette kan komme på plads snarest.
Kommunikation v. Louise
Træningsopstarten blev annonceret tydeligt på hjemmesiden, facebook og tildels via VAF. Der blev også ophængt en plakat på døren ind til Vejle Atletikstadion. Både træningsopstarten og de efterfølgende 3 træninger, blev oprettet som begivenheder på OK Snab’s facebook-side. Det var primært begivenheden om træningsopstarten, der blev delt i forskellige facebook-grupper ala “det sker i …”. Oplevelsen har været, at de nye medlemmer, der er kommet denne sæson, har været med fra sæsonopstart. Om dette skyldes ovenstående indsats er jo svært at sige, men har sikkert bidraget til det.
Der blev taget billeder til vores klubtræninger d. 17.maj af DOF’s kommunikationsmedarbejder Camilla Bevensee. Det er blevet til nogle rigtig gode billeder, som kan bruges i mange henseender. De vil sandsynligvis også blive brugt af DOF. Billeder ligger i en mappe på OK Snab’s googledrev, og kan også findes på OK Snabs hjemmeside under “billeder”.
SoMe-gruppen: der skal findes nye unge snab’ere til at tage del i instagram-profilen og lave indlæg fra vores klubhverdag, idet Eva rejser fra byen efter sommer og Olivia derfor er alene på posten. Det er optimalt at være 2-3 personer på opgaven.
De første skridt til flytning af hjemmesiden er igang med Henning Schou som primusmotor.
Der er ønske om en kalenderfunktion til arrangementer og træninger på hjemmesiden, og det vil sandsynligvis blive iforbindelse med flytningen af hjemmesiden, at det effektueres.
DOF’s Find vej dage 2023: vi fik ingen nye til vores arrangement i kampagnen, men til gengæld synes vi at de nye var med helt fra sæsonopstart. Den umiddelbare melding fra DOF er at man sandsynligvis vil lave kampagnen iforb med sæsonopstart næste år.
Arrangement v. Dorthe
Kokkeholdene for træningerne i 2023 er endelig på plads.
Karina Skouenborg er blevet del af arrangementsudvalget.
Der arrangeres bål og snobrød til sommerafslutningen i Sønderskoven.
Klubtur i efteråret? Vi laver en klubtur til Als for at få så mange snab’ere som muligt til at bakke op om den sidste og afgørende divisionsmatch i Sydkredsen. Dorthe og Louise er tovholdere. Klubben betaler bus og/eller hytteleje og dele af løbsafgiften. (Efterfølgende er det besluttet af lave en klubtur til DM hold i oktober og en bustur til Divisionsmatchen i Gråsten)
Klubfest: Der er bedst tid til en klubfest i november. I forbindelse med strategiarbejdet, har det været nævnt som mulighed at resultatet af medlemsundersøgelse kan fremlægges her. Ellers kan et andet spændende oplæg også være en mulighed.
Ungdom v. Lars Pagh
Det går godt. Vi havde rigtig mange ungdomsløbere med til DM sprintstafet: 2 hold i D/H12 og 3 hold i D/H16.
For at være forberedt på stafetterne i sensommeren, er der arrangeret “stafetcafe” til onsdagstræningen d.7.juni, så der kan komme styr på holdene til JFM stafet og DM Sprint.
Til U1-sommerlejren deltager hele 27 snab’ere. Det er virkelig dejligt at så mange prioriterer at komme med til sommerlejren.
Der er lidt ændringer i trænerbemandingen for efteråret: Morten og Anne Gade stopper. Jonas og Katrine Lindorf tager Mini. Karina Skouenborg kommer med på Begynderholdet. Lars Pagh har Letholdet med Olivia, og Ulrika Örnhagen har Mellemsvær/svær
Trænerjakkerne er på vej, og kan snart tages i brug.
Ungdomstrænerne har et ønske om at klubben indkøber Go4O. Det kunne være fedt at bruge på klubplan og vil også kunne bruges som børnebane til stævner osv. Dette vil kræve indkøb af 36 SI-kontroller samt stænger, softwaren er allerede indkøbt. Lars undersøger hvad det koster, og snakker med Jens/Anders om hvordan det evt kan gribes an ift ansøgning af puljer.
Økonomi/materiel v. Helene
Der er sat gang i processen med udfyldelse af børneattester, så børne/ungdomstrænere vil snart modtage en blanket fra politiet, der skal udfyldes .
OK Snab har indbetalt kontigent til DOF (60000kr)
Formand v. Flemming
Der er Klubledermøde I Sydkredsen d 19.juni, så hvis nogen har mulighed for at deltage udover Flemming, er det velkomment.
VIF efterspørger hjælp fra OK Snab til FRØS-stafet. Vi har desværre klubtræning denne dag, og har DM Lang kort tid efter, og må derfor afslå hjælp. Vi håber vi kan være behjælpelige en anden gang.
3. Klubture
se pkt 2 under Arrangement.
I 2024: Der planlægges efter en klubtur til Nordjysk 2-dages og så en klubtur til Sverige i efteråret.
Der kunne være en fordel med en generel aftale omkring finansiering af klubture. Dorthe laver udkast til næste bestyrelsesmøde.
4. Stævner
DM Lang i 2023: Lone og Lone har styr på det. Der arbejdes på medhjælpertøj eller anden mulighed, og der er forespurgt på om det kunne sammenkøres med medhjælper-anerkendelse til påskeløbet 2024.
Påskeløb 2024: Planlægningen er også godt igang. Angående anerkendelse af hjælpere, er der umiddelbart tænkt i lidt andre veje end medhjælpertøj, f.eks mad/drikke, mens man hjælper, og så et medhjælperarrangement efterfølgende.
Andre stævner:
DM MTBO 2023. Lone R står for start og har fundet hjælpere.
5. Ansøgninger fra puljer.
Der er pt ikke nogen ansøgninger ude. Det er dog ønske om indkøb af SI-enheder til Go4O, og der skal snart fornyes OCad-licens, som der før har været ansøgt penge til fra puljer.
6. Eventuelt.
Oprydning og optimering af klublokale. Der kunne opsættes af hylder i indhak, samt indkøbes flere reoler og kasser, så det bliver mere anvendeligt og indbydende. Helene forespørger ved kommunen om de stiller møbler til rådighed, ex reoler osv. Flemming, Dorthe og Helene koordinerer en dato, og spørger ud i klubben, om nogen har lyst til at hjælpe.
Hjertestarter: Den fra Lenes arbejde dur ikke – en hjertestarter koster ca 10-15000kr, og serviceaftale 1000-1500kr. Det sættes på dagsorden til næste møde.
Fundraisinggroup: Vejle kommune har en fundraisinggroup. Henrik opretter OK Snab og vil være kontaktperson samt laver oversigt over mulige puljer og tidsfrister. Flemming giver input til Henrik.
7. Dato for næste møde.
Strategimøde: mandag d.18 sept 2023 kl 18.30
Bestyrelsesmøde: mandag d. 2.okt 2023 kl 19.00