Bestyrelsesmøde 21.marts 2023 kl. 19:00-21:30 på Atletikstadion
Brød: Louise
Fremmødte: Flemming Jørgensen, Jesper Fenger-Grøn, Lars Pagh, Henrik Simmelkjær, Lene Edvardsen, Dorthe Rosenvinge, Helene Nissen, Louise Gjørup
1. Stævner 2023-frem, status
DM Lang i 2023: Lone K og Lone R har fuld gang i planlægningen. Der er fundet en rigtig god stævneplads, samt de fleste funktionsledere. Der mangler dog stadig funktionsleder for kiosken, så dette opfordres der til, blandt andet ved hjælp af et opslag på hjemmesiden.
Påskeløb 2024: Stævneledelsen er nedsat: Linda Fenger-Grøn (service: kiosk, børnebaner, præmier), Dorthe Rosenvinge (administration/økonomi/markedsføring), Flemming Jørgensen (sportslig, baner/kort), Per Filskov (trafik, infrastruktur)
Stævneplads og løbstilladelse i Tirsbæk på plads. Stævneplads og løbstilladelse i Grund og Rosenvold er også på plads. Det er til overvejelse at have en p-afgift alle dage, også som et klimamæssigt tiltag. Når budgettet er lagt, tages der beslutning om dette.
Nogle funktionsledere er allerede på plads: Lone K/Lone R er i start, Jens Liengaard har mål/tidtagning, Kate Kanstrup har kiosk
Banelæggere er: Inge Jakobsen/Flemming Rosenvinge, Kristian/Thomas Blok, Viktor/Peter Gammeljord.
Der er søgt en pulje ved kommunen til korttegning, og dette er godkendt.
DM-weekend 2027. Vi har fået tildelt DM Stafet og DM Lang i Munkebjerg i 2027.
Andre stævner. DM MTBO 2023 (juni): DM MTBO er en fælles opgave for Sydkredsens klubber. Der har været et par møder allerede, som Flemming har deltaget i. Det er aftalt at Lone R tager start-funktionen.
WOC 2022 afrunding (bl.a. økonomi): De fleste ting er afsluttet. Økonomien er næsten på plads, og rapporten er skrevet. Regnskabet er blevet revideret, og det giver som forventet et overskud til alle parter i økonomien omkring WOC2022. Der er stor respekt både fra national og international side, da WOC2022 var så velarrangeret og at det lykkedes at gennemføre med en god økonomi.
2. Status på strategiudvikling, og planlægning af det videre forløb.
Flemming laver et udkast til den sportslige strategi, eventuelt med bidrag fra Henrik. Dette udkast danner grundlag for et møde kun dedikeret strategiarbejdet, som afholdes inden sommerferien.
3. Opfølgning på Generalforsamling.
Det var igen en god aften med konstruktivt feedback fra medlemmerne. Lene undersøger om hun kan skaffe en hjertestarter til klubben. En hjertestarter skal dog serviceres og kontrolleres jævnligt, samt der skal holdes lager af pads osv.
4. Status fra udvalgene
Økonomi/materiel. Kontigentopkrævninger er udsendt.
Talent/Elite. OK Gorm og OK Snab fortsætter samarbejdet omkring TVO. Deltagerantallet er faldende fra flere klubber, men arbejdet fortsættes. Der arbejdes også lidt uformelt sammen Horsens OK’s ungdomsafdeling.
Ungdom. Ungdomstrænerne er klar til en ny sæson. Der er træning hver onsdag i de 4 grupper Mini, begynder, let og mellemsvær/svær. Når vi træner fra Nørreskoven, trænes o-teknisk element. I andre skove løbes de baner, der er lagt. Der er styr på trænerne: Karina/Katrine/Anne: Mini, Dorthe/Jonas/Bjørn: Begynder, Lars/Morten/Olivia:Let , Ulrika: mellemsvær/svær. Der arbejdes med skovpas igen, og der arbejdes med at inspirere løberne til at tage med ud til stævner.
Træning. Træningsplanen er der stort set styr på. Træningsudvalgets andre arrangementer er også ved at være på plads. Den første klubaften om banelægning er allerede imorgen. Derefter afholdes der Voksentræningsdag d.13.maj. John er gået ud af udvalget, og Lola/Bo er gået ind i det.
Kort. Der er lavet aftaler om opdatering af de kort, der skal bruges ift træningsplanen. Der mangler en mand/kvinde på Munkebjerg Vest. Jens kan lave mindre rettelser inden træningsløbet i 2023. Evt bliver kortet opdateret af ekstern tegner, hvis det skal bruges som fortræning til Påskeløbet 2024. Kortudvalget har desuden en anmodning om indkøb af præcisionsudstyr "GNSS modtager" til korttegning, og dette godkendes.
Kommunikation. De første 4 træninger bliver oprettet som begivenheder på FB. DOF tilbyder at tage billeder iforb med en klubtræning. Vi vil finde en træning i maj, hvor de kan komme ud. Ønsker nogle medlemmer ikke at tages billeder, så skal der tages højde for dette.
Arrangement. For at skabe bedre overblik over interne arrangementer, træninger osv, kunne det måske være smart med en kalender på hjemmesiden ala Horsens OK – én for interne arrangementer/møder/træninger, én med et link til O-service. Dorthe og Louise snakker videre om en mulig løsning.
Løberen vil gerne lave en Klubaften for os. Det er vigtigt at der er et udvalg af relevante varer til stede i butikken, samt en med ekspertviden indenfor O-grej/. Klubaftenen bliver d. 24.april.
Andre forslag til klubaftner kunne være korttegning v Gediminas eller foredrag om Josefine Dewetts løb op af Kilimajaro. Klubfest og/eller Klubaften iforb.m afslutning af medlemsundersøgelse.
Formand.
Information fra klubledermøder: Sydkredsen stemmer for at bevare det nuværende antal DM’er. Antal af divisionsmatch i Sydkredsen har været diskuteret igen. I år afholdes kun to 1.divisionsmatches. Det er også muligt at afholde en divisionsmatch som sprint. Her understreges det, at det er vigtigt at der kan laves område til klubtelte og klubhygge.
Info fra Repræsentantsskabsmøde: Der har været lidt udskiftning i hovedbestyrelsen, og Nina Najbjerg (Gorm), Merethe Francis (HTF) er kommet ind. Ulrik Staugaard (KOK) er blevet eliteudvalgsfomand. Løbsafgiften hæves til 37,- pr.løber.
5. Klubture 2023.
Udover Påskeløb, arbejdes der på at finde én, der koordinere fælles overnatning iforb.m Sprintcup på Ærø. Der kan måske også kigges mod Nordtyskland, hvis der skal arrangeres klubtur med fælles overnatning i efteråret. Der bookes ikke fælles overnatning til DM Mellem 2023.
6. FindVej/rekrutteringsaktivitet i 2023.
Vi vil bakke op om projektet igen og bruge træningsløbet d. 3.maj som FindVej-arrangement. Henrik/Louise tager teten.
7. Del din interesse, 1. april:
https://vejlebib.dk/arrangementer/natur-fritid/orienteringsloeb-del-interesse-5. Flemming stiller sig op, evt sammen med Eva. Som blikfang kan noget af WOC-materialet måske bruges. God ide at medbringe kompas, sko,, kort, SI-post og evt kort over kendte skove i Vejle/bykort
8. Status og nye procedurer vedr. korttegning, banelægning og synliggørelse af kort, se bilag: Punkt fra Kortudvalg.pdf
Der arbejdes målrettet hen mod at systematisere kortene, så det er nemt at vide hvilket område, der skal laves baner på. Kortfilerne vil være tilgængelige på hjemmesiden (efter login). Har man ønsker ud over de “fortrykte” kortfiler, kan dette også laves. Se vedhæftede dokument for den samlede procedure.
9. Ansøgninger fra puljer, status.
OK Snab har modtaget 24.000kr fra DIF/DGI’s foreningspulje til indkøb af nye computere til tidtagning, speakning osv. Jens Liengård har skrevet ansøgningen.
10. Evt.
Der har været møde med de andre foreninger, der benytter Vejle Atletikstadion. For at kunne benytte træningsrummet, skal vi til at betale det samme som VIF (700kr om året.)
11. Dato for næste møde:
Strategimøde: d.16.maj kl 17.30-21.00 hos Jesper (m sandwich)
Bestyrelsesmøde: d. 6.juni kl 19.00 på Atletik Stadion